Notes de frais et achats

From Documentation Opteos

Vous trouverez ici toute la procédure de remboursement des frais de mission et de structure en rapport avec votre activité. Nous y faisons de nombreux rappels d’ordre légal et fiscal, le remboursement des frais étant très encadré par l’administration.

Les notes de frais sont à enregistrer pour un mois entier.

À partir de 2020, les notes de frais seront clôturées tous les trimestres sauf au dernier trimestre de l'année. Après la date « dernier délai » indiquée, il ne sera plus possible d'enregistrer ces frais.

→ notes de janvier, février et mars : notes enregistrées le 15 avril dernier délai

→ notes de mai, avril, et juin : notes enregistrées le 15 juillet dernier délai

→ notes de juillet, août, et septembre : notes enregistrées le 15 octobre dernier délai

→ notes d'octobre : notes enregistrées le 15 novembre dernier délai

→ notes de novembre : notes enregistrées le 15 décembre dernier délai

→ notes de décembre: notes enregistrées le 15 janvier dernier délai

Créer sa fiche de remboursement dans Louty[edit | edit source]

Pour faciliter le travail de Patricia, bien numéroter les frais en lien avec la fiche sur Louty

Voici le fonctionnement concernant le remplissage des notes de frais :

  • L'entrepreneur.e saisit ses frais dans Louty au fil de l'eau si elle ou il le souhaite (état brouillon). Un guide est visible sur l'usage du module Notes de frais sur Louty→ → Quand vous entrez vos notes de frais, une fois le premier enregistrement fait, vous avez un onglet "fichier" pour importer vos pièces justificatives, uniquement si vous n'avez qu'une version numérique de vos pièces.
  • L'entrepreneur.e demande la validation par la fonction "Transfert et impression" avant le 5 du mois suivant (état attente de validation)
  • Si impossible de déposer les frais à temps : Envoi d'un e-mail à la compta avec justificatifs scannés en pièces jointes. La compta vérifie une première fois et valide la note à destination du gérant (état validé)
  • Pour obtenir paiement, l'entrepreneur.e doit apporter les originaux des justificatifs ou les envoyer par courrier (état confirmation). Ne pas oublier de signer la note de frais. Si les originaux sont tous des documents numériques, possibilité de faire l'envoi par mail ou de joindre les fichiers dans l'onglet dédie de la note de frais.
Le remboursement des frais est effectif, si la trésorerie de l'entrepreneur.e le permet, avant le 10 de chaque mois au plus tard.
Error creating thumbnail: File missing
Une fois la note enregistrée une première fois, un onglet "Fichier" s'affiche pour ajouter vos pièces jointes. Pour les notes de frais numériques, c'est parfait.

Nous vous demandons de numéroter vos justificatifs de façon chronologique et de reporter ce numéro dans la colonne dédiée à cet effet dans le tableau (voir image à droite)

Attention : Quand vous faites établir une facture pour votre activité, merci de bien préciser à votre interlocuteur qu'elle doit être établie au nom de votre activité suivi de OPTEOS et pas à votre nom propre (sinon vous pouvez être considéré comme auto-entrepreneur.e ou particulier et les règles de récupérations de TVA ne sont pas les mêmes).

Vous ne pouvez déduire de vos achats la TVA qu’à partir du moment où celle-ci figure sur votre justificatif (directement ou si mention du montant HT et du TTC) et qu’elle est correctement calculée.

Tout doit être vérifiable en cas de contrôle par l’administration fiscale et, en cas de litige, il serait de votre responsabilité d’y faire face.

Pour les fournisseurs européens, le n° de TVA intracommunautaire d'Optéos FR64524082740.

Pour rappel, le SIRET d'Optéos : 524 082 740 00027

Tout ceci a pour but d’être en conformité en cas de contrôles

Questions et réponses[edit | edit source]

- Est-il possible de regrouper l'ensemble de ses frais d'un mois sur une seule note de frais ou faut-il faire une note de frais par achat ?

Il faut tout regrouper sur une note de frais par mois.

- Doit-on regrouper achat et frais ensemble ?

Achats et frais sont à regrouper ensemble.

Le remboursement des frais (de fonctionnement et de mission)[edit | edit source]

Type de frais Modalité de remboursement
Frais de fonctionnement 30 % du salaire net (moyenne possible sur plusieurs mois) - Hors CAPE
Frais liés à une mission À justifier selon la mission (si sous-traitance, pas de contribution CAE 10,65 %)
Frais d'investissement Définis selon les modalités lors de l'intégration. Vérifier avec l'équipe

Il existe trois catégories de frais :

- Frais de fonctionnement/structure (matériel, papier, téléphone, internet, cartouches d’encre...) qui ne sont pas affectés à une mission précise mais servent au fonctionnement global de votre activité. Les frais de fonctionnement ne seront remboursés que dans la limite de 30 % de votre salaire net (sauf cas particuliers préalablement exposés au membre de l’équipe en charge de votre suivi) et peuvent être lissés au même titre que les salaires.

- Frais de missions : Frais attachés à des missions (déplacements, parkings, péages, restaurants...) qu’on peut alors facilement identifier comme étant liés à une prestation précise. Les frais de missions sont à prendre en compte lors de la facturation de la dite mission. En effet, les frais liés à une mission doivent être répercutés sur le tarif auquel vous allez facturer cette mission. Lorsqu’il s’agit de frais de mission, nous vous demandons de noter à côté de la dépense le nom du client concerné, le devis ou la facture correspondante. Il n'y a pas de récupération de TVA sur les péages et parkings.

- Les frais d’investissement (achat d'ordinateur, achat de téléphone, d'équipement important, etc...). Les montants possibles sur les frais d'investissement seront à définir lors de votre intégration.

Les frais ne seront pris en compte qu’à partir de la signature du contrat de travail.

Ces trois types de frais se retrouvent dans la note de frais, dès lors que vous souhaitez vous faire rembourser ces frais professionnels via votre trésorerie chez OPTEOS. Bien entendu, les dépenses engagées doivent être en rapport avec votre activité et systématiquement justifiées par des factures ou autres pièces justificatives. Lorsqu’il ne vous est pas possible d’en obtenir une, attention, un ticket de carte bancaire n’est pas une pièce justificative !

Les différents types de frais[edit | edit source]

Voici un mémo, établi par le cabinet comptable, concernant la récupération de la TVA pour les notes de frais.

Repas[edit | edit source]

Attention, les déjeuners autour de votre lieu de travail (à définir, aujourd'hui nous considérons que c'est à Euratechnologies) et autour de chez vous ne peuvent être remboursés en frais. Tous vos frais de repas sont donc soit des repas lors de déplacements ou des frais liés à des réceptions/invitations.

Attention, la TVA ne peut être déduite de vos déjeuners personnels. Seuls les repas considérés « d’affaires » vous permettent de récupérer la TVA.

Quels sont les frais de repas éligibles à la récupération de la TVA ?

  • Repas en compagnie d’invité.e.s extérieur.e.s (clients, prospects, fournisseurs, etc.)
  • Repas d’un.e salarié.e seul.e, en mission ou en déplacement
  • Repas à l’occasion d’une réunion professionnelle entre salarié.e.s
  • Repas de fin d’année
  • Repas pour un événement ayant vocation à servir l’intérêt de l’entreprise (team building, augmentation de la motivation, fin d’un projet, etc.)

Par ailleurs, ne négligez pas les frais annexes aux hébergements : les petits-déjeuners, repas et boissons consommés à l’hôtel dans le cadre d’une mission sont également éligibles à la récupération de la TVA.

Si votre ticket n'affiche pas de TVA, vous ne pourrez pas récupérer la TVA dessus.

Un justificatif de repas professionnel doit afficher clairement le montant de la TVA, et comporter au dos les noms et signatures des clients invités, la dénomination de leur entreprise ainsi que la raison du déjeuner. Les clients invités doivent être décisionnaires ou clairement liés à votre activité. Ce déjeuner doit aussi être distinctement justifié dans vos agendas professionnels (pouvant servir de pièces justificatives auprès du FISC).

Nous vous précisons également que tous les justificatifs des repas doivent mentionner la date et l’heure du repas en plus des autres mentions obligatoires sur une facture. En effet, ne sont remboursés que les déjeuners pris du lundi au vendredi, à hauteur de 1 par jour. Les « repas d’affaires » sont tolérés au déjeuner comme au dîner. Les justificatifs peu clairs ou non-conformes ne pourront permettre le remboursement de vos frais.

Quand vous déjeunez à l’extérieur, le remboursement maximum autorisé est de 19 € (plafond URSSAF au 01/01/2020), Optéos ne remboursera pas au-delà de ce montant .

Pour les invitations clients, en 2020, on limite à 5 repas par mois maximum. L'administration fiscale considère qu'au-delà, il y a avantage en nature.

Loyers et fluides[edit | edit source]

Il est possible de payer une partie de loyer utilisé à usage professionnel :

Merci de demander la validation à l'équipe avant de miser sur ces remboursements de frais.

Il vous est demandé de vérifier sur votre bail ou dans l'acte de propriété que la sous-location au titre d'une activité commerciale est bien autorisée.

  • Pour les locataires, vous déterminez la surface lié à l'activité professionnelle (en m², attention cette pièce ne doit contenir que des éléments relatifs à l'activité), vous appliquez le % sur le loyer (une quittance de loyer est demandée chaque mois).
  • Pour les propriétaires, vous appliquez le % sur la base locative de la taxe d'habitation (à fournir comme justificatif).
  • Le montant imputé à l'activité devient un revenu immobilier à déclarer aux impôts.
  • Vous prenez une assurance pour utilisation professionnelle de ce local ou de cette pièce (justificatif à joindre)
  • Vous signez la convention de mise à disposition d'un local /bureau. Voici un modèle
  • Si c'est dans un espace de coworking, les factures sont passées en frais.
  • Pour l'aménagement d'un bureau, il n'y a pas de prise en charge des travaux, mais éventuellement du mobilier de bureau.

Basé sur un texte lié au télétravail sur le site de l'urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels/le-teletravail/les-frais-engages-par-le-salarie.html.

Il y a un lien sur la page avec les modalités de prise en compte du loyer, des frais d'équipements et de téléphonie notamment

Téléphone et internet[edit | edit source]

Les frais liés à la téléphonie, ainsi qu’à l’abonnement internet, ne seront pris en charge qu’à hauteur de 50 % du forfait de base selon le barème URSSAF (hors dépassements de communications) et sans récupération de la TVA, dans la mesure où il est impossible de distinguer l’usage professionnel de l’usage privé.

Dans le cas particulier où les abonnements de téléphonie fixe et d’internet sont pris à l’adresse de votre local professionnel, ils seront pris en charge à 100%.

Actuellement, il vous est impossible de prendre un abonnement mobile professionnel car seule la CAE peut fournir les éléments justificatifs nécessaires et devrait donc prendre l’abonnement en son nom.

Véhicule[edit | edit source]

Si vous utilisez votre véhicule dans le cadre de votre activité, vous devez fournir :

- une copie de la carte grise du véhicule chaque année et au renouvellement du véhicule à votre nom ;

- une copie du permis de conduire;

Attestation vehicule.png

- une copie de l’attestation d’assurance du véhicule précisant « assurance pour usage professionnel non-commercial »ou « trajet professionnel occasionnel » à chaque nouvelle échéance.

Si nous n’avons pas ces documents, nous ne pourrons pas vous rembourser vos déplacements et vos frais de déplacements ne seront pas pris en compte.

De même, les kilomètres parcourus avec le véhicule d'un tiers ne sont pas pris en compte et ne peuvent être remboursés, sauf si vous faites partie du même foyer fiscal.

N'oubliez pas de bien indiquer le motif du déplacement (RDVavec le client DUPONT, Réunion autour du projet xxx...). L'URSSAF reste très pointilleuse sur les frais.

Avec votre véhicule personnel, les remboursements se font sous forme d’indemnités kilométriques à partir d’un barème établi par l’URSSAF, mis à jour chaque année dont les variables sont la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Les carburants ne sont pas remboursables directement, il s’agit donc d’une sorte de forfait incluant le carburant mais également l’usure du véhicule suivant la distance parcourue. Par contre, les péages sont à ajouter en plus dans vos notes de frais.

Ce barème est disponible dans LOUTY et réactualisé régulièrement. Vous pouvez également le trouver sur le site de l'URSSAF.

Location de véhicule[edit | edit source]

Il est possible de passer ces dépenses en frais professionnels. Par exemple pour une location avec Citiz, il est possible d'inclure les frais de dossier (40 €), de caution (150 €), et les locations en heures pour les déplacement.

→ Pour la caution il faut la mettre en immobilisation dans un compte 275000

→ S'il s'agit de véhicules particuliers vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur la location (s'il y a seulement 2 places à l'avant, il s'agit d'un véhicule commercial).

→ Pour la TVA sur le carburant, il faudra appliquer le % selon qu'il s'agit de diesel ou d’essence.

Déplacements / Transport de personnes[edit | edit source]

Pour les autres modes de transport : train, métro, bus et les tickets de péage, ils sont remboursables à 100 % sur présentation des originaux.

TVA déductible seulement si elle apparaît sur le ticket. L'objet du déplacement doit toujours être mentionné.

Pour les abonnements Ilévia (ex Transpole) , vous ne pouvez prendre en compte que 50 % de l'abonnement sur votre activité

Pour les factures de taxis, vérifiez et notez le cas échéant, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que le temps de trajet. TVA non déductible.

Autres types d’achats[edit | edit source]

Il est possible de se faire rembourser d’autres types de frais comme l’achat de documentation professionnelle, de la matière première, un abonnement à un logiciel spécialisé, de petit outillage, toujours sous réserve de trésorerie disponible et de cohérence avec votre projet économique. En cas de doute, rapprochez-vous du Pôle administratif qui pourra vous conseiller.

-> Questions et réponses diverses autour des frais

Facturations de frais annexes à votre client :

Rappel concernant les frais annexes facturés :

Lorsque que vous facturez des frais annexes à votre client sur votre facture de vente (achat de matériel, sous-traitance), ceux-ci doivent apparaître aussi dans votre note de frais. Bien sûr, le montant facturé à votre client peut être différent du montant auquel vous avez acheté le matériel ou le service (pour compenser la TVA, par exemple).

Ces frais annexes sont toujours soumis à TVA. Néanmoins, il est plus intéressant, quand c'est possible, de les faire prendre en charge directement par le client, ce qui lui évite de payer de la TVA dessus et vous de payer de la contribution dessus.

Questions / Réponses[edit | edit source]

- Pour les achats liés à de la nourriture, par exemple des buffets assez importants et réguliers : ne pas passer dans le compte Matières premières (compte 60101000) mais en 607 « achats de marchandises ».

- Très exceptionnellement, si vous n'avez pas de ticket de caisse mais que vous avez seulement un ticket de carte bleue, inscrivez au dos du ticket un descriptif de la note (ex: déjeuner avec client X pour le projet "...") avec votre signature.

- Comment ça se passe pour les justificatifs de frais d'investissements lorsque c'est sur leboncoin ?

Il faut réaliser une attestation de vente. Voici un modèle. Vous pouvez demander une signature en ligne avec SignRequest par exemple

- Une facture mentionne des montants en devise étrangère. Quel taux appliquer?

Dans ce cas, le montant à indiquer sur votre note de frais est celui qui apparaît lors du paiement sur votre relevé de compte.