Notes de frais et achats

From Documentation Opteos

Vous trouverez ici toute la procédure de remboursement des frais de mission et de structure en rapport avec votre activité. Nous y faisons de nombreux rappels d’ordre légal et fiscal, le remboursement des frais étant très encadré par l’administration

Il existe trois façons de se faire rembourser les frais :

  1. La note de débours --> indépendant‧es, professions libérales, auteur‧rices, freelances, micro-entrepreneur‧es. La note reprend les montants TTC exacts, les factures doivent être au nom du client qui peut récupérer la TVA s'il le souhaite. Surtout pas de marge, susceptible de redressement fiscal. Et jamais d'indemnités kilométriques.
  2. La note de frais --> uniquement pour les salarié‧es à leur entreprise
  3. La facture de frais --> pour les entreprises, avec génération de marge (même minime) et de TVA

Problème : un‧e entrepreneur‧e salarié‧e entre dans les 3 cases en même temps 😉 

Rien n'indique qu'elle ou il a droit à la note de débours, mais rien n'indique le contraire non plus. C'est à chaque fois sujet à l'interprétation du fisc. À mon avis : soit on a une autorisation du fisc, soit on décline (à préciser).

Les notes de frais sont à enregistrer pour un mois entier

À partir de 2020, les notes de frais seront clôturées tous les trimestres sauf au dernier trimestre de l'année. Après la date « dernier délai » indiquée, il ne sera plus possible d'enregistrer ces frais.

→ notes de janvier, février et mars : notes enregistrées le 15 avril dernier délai

→ notes de mai, avril, et juin : notes enregistrées le 15 juillet dernier délai

→ notes de juillet, août, et septembre : notes enregistrées le 15 octobre dernier délai

→ notes d'octobre : notes enregistrées le 15 novembre dernier délai (sauf pour les notes de frais inférieures à 40 €, vous pouvez les passer au trimestre)

→ notes de novembre : notes enregistrées le 15 décembre dernier délai (sauf pour les notes de frais inférieures à 40 €, vous pouvez les passer au trimestre)

→ notes de décembre: notes enregistrées le 15 janvier dernier délai (toutes les notes de frais de l'année passée doivent obligatoirement être transmises le 15 janvier)

Le paiement des notes de frais se fait une à deux fois par mois, en début et en milieu de mois[edit | edit source]

Créer sa fiche de remboursement dans Louty[edit | edit source]

Pour faciliter le travail des assistant‧es administratif‧ves, bien numéroter les frais en lien avec la fiche sur Louty

Voici le fonctionnement concernant le remplissage des notes de frais :

  • L'entrepreneur‧e saisit ses frais dans Louty au fil de l'eau si elle ou il le souhaite (état brouillon). Un guide est visible sur l'usage du module Notes de frais sur Louty. Quand vous entrez vos notes de frais, une fois le premier enregistrement fait, vous avez un onglet "fichier" pour importer vos pièces justificatives, uniquement si vous n'avez qu'une version numérique de vos pièces.
  • L'entrepreneur‧e demande la validation par la fonction "Transfert et impression" avant la date limite (voir ci-dessus) (état attente de validation)
  • S'il vous est impossible de déposer les frais à temps : envoi d'un e-mail à la compta avec justificatifs scannés en pièces jointes. La compta vérifie une première fois et valide la note à destination du gérant (état validé)
  • Pour obtenir le paiement, l'entrepreneur‧e doit apporter les originaux des justificatifs ou les envoyer par courrier (état confirmation). Ne pas oublier de signer la note de frais. Si les originaux sont tous des documents numériques, il vous suffit de joindre les fichiers dans l'onglet dédié de la note de frais.
Le remboursement des frais est effectif, si la trésorerie de l'entrepreneur‧e le permet, une à deux fois par mois.
Une fois la note enregistrée une première fois, un onglet "Fichier" s'affiche pour ajouter vos pièces jointes. Pour les notes de frais numériques, c'est parfait.

Nous vous demandons de numéroter vos justificatifs de façon chronologique et de reporter ce numéro dans la colonne dédiée à cet effet dans le tableau (voir image à droite)

Attention : Quand vous faites établir une facture pour votre activité, merci de bien préciser à votre interlocuteur‧rice qu'elle doit être établie au nom de votre activité suivi de OPTEOS et pas à votre nom propre (sinon vous pouvez être considéré comme auto-entrepreneur‧e ou particulier et les règles de récupérations de TVA ne sont pas les mêmes).

Vous ne pouvez déduire de vos achats la TVA qu’à partir du moment où celle-ci figure sur votre justificatif (directement ou si mention du montant HT et du TTC) et qu’elle est correctement calculée.

Tout doit être vérifiable en cas de contrôle par l’administration fiscale et, en cas de litige, il serait de votre responsabilité d’y faire face.

Pour les fournisseurs européens, le n° de TVA intracommunautaire d'Optéos : FR64524082740.

Pour rappel, le SIRET d'Optéos : 524 082 740 00027

Tout ceci a pour but d’être en conformité en cas de contrôle.

Questions et réponses[edit | edit source]

- Est-il possible de regrouper l'ensemble de ses frais d'un mois sur une seule note de frais ou faut-il faire une note de frais par achat ?

Il faut tout regrouper sur une note de frais par mois, voire par trimestre si vous avez peu de frais, et en respectant le calendrier ci-dessus.

- Doit-on regrouper achat et frais ensemble ?

Achats et frais sont à regrouper ensemble.

Le remboursement des frais (de fonctionnement et de mission)[edit | edit source]

Type de frais Modalité de remboursement
Frais de fonctionnement 30 % du salaire net (moyenne possible sur plusieurs mois) - Hors CAPE
Frais liés à une mission À justifier selon la mission (si sous-traitance, pas de contribution CAE 10,65 %)
Frais d'investissement Définis selon les modalités lors de l'intégration. Vérifier avec l'équipe

Il existe trois catégories de frais :

- Frais de fonctionnement/structure (matériel, papier, téléphone, internet, cartouches d’encre...) qui ne sont pas affectés à une mission précise mais servent au fonctionnement global de votre activité. Les frais de fonctionnement ne seront remboursés que dans la limite de 30 % de votre salaire net (sauf cas particuliers préalablement exposés aux membres de l’équipe en charge de votre suivi) et peuvent être lissés au même titre que les salaires.

- Frais de missions : Frais attachés à des missions (déplacements, parkings, péages, restaurants...) qu’on peut alors facilement identifier comme étant liés à une prestation précise. Les frais de missions sont à prendre en compte lors de la facturation de ladite mission. En effet, les frais liés à une mission doivent être répercutés sur le tarif auquel vous allez facturer cette mission. Lorsqu’il s’agit de frais de mission, nous vous demandons de noter à côté de la dépense le nom du client concerné, le devis ou la facture correspondante. Il n'y a pas de récupération de TVA sur les péages et parkings.

- Les frais d’investissement (achat d'ordinateur, achat de téléphone, d'équipement important, etc...). Les montants possibles sur les frais d'investissement seront à définir lors de votre intégration.

Les frais ne seront pris en compte qu’à partir de la signature du contrat de travail.

Ces trois types de frais se retrouvent dans la note de frais, dès lors que vous souhaitez vous faire rembourser ces frais professionnels via votre trésorerie OPTEOS. Bien entendu, les dépenses engagées doivent être en rapport avec votre activité et systématiquement justifiées par des factures ou autres pièces justificatives. Lorsqu’il ne vous est pas possible d’en obtenir une, attention, un ticket de carte bancaire n’est pas une pièce justificative !

Les différents types de frais[edit | edit source]

Voici un mémo, établi par le cabinet comptable, concernant la récupération de la TVA pour les notes de frais.

Hôtels[edit | edit source]

Pas de TVA récupérable sur les hôtels. Si des repas figurent sur votre note d'hôtel, vous pouvez en récupérer la TVA mais seulement celle du repas.

Repas[edit | edit source]

Attention, les déjeuners autour de votre lieu de travail (à définir, aujourd'hui nous considérons que c'est à Euratechnologies) et autour de chez vous ne peuvent être remboursés en frais. Tous vos frais de repas sont donc soit des repas lors de déplacements ou des frais liés à des réceptions/invitations.

Attention, la TVA ne peut être déduite de vos déjeuners personnels. Seuls les repas considérés « d’affaires » vous permettent de récupérer la TVA.

Quels sont les frais de repas éligibles à la récupération de la TVA ?

  • Repas en compagnie d’invité‧es extérieur‧es (clients, prospects, fournisseurs, etc.)
  • Repas d’un‧e salarié‧e seul‧e, en mission ou en déplacement
  • Repas à l’occasion d’une réunion professionnelle entre salarié‧e.s
  • Repas de fin d’année
  • Repas pour un événement ayant vocation à servir l’intérêt de l’entreprise (team building, augmentation de la motivation, fin d’un projet, etc.)

Par ailleurs, ne négligez pas les frais annexes aux hébergements : les petits-déjeuners, repas et boissons consommés à l’hôtel dans le cadre d’une mission sont également éligibles à la récupération de la TVA.

Si votre ticket n'affiche pas de TVA, vous ne pourrez pas récupérer la TVA dessus.

Un justificatif de repas professionnel doit afficher clairement :

  • le montant de la TVA
  • les noms et signatures des clients invités, la dénomination de leur entreprise
  • la raison du déjeuner. Les clients invités doivent être décisionnaires ou clairement liés à votre activité. Ce déjeuner doit aussi être distinctement justifié dans vos agendas professionnels (pouvant servir de pièces justificatives auprès de l'administration fiscale)
  • la date et l’heure du repas. En effet, ne sont remboursés que les déjeuners pris du lundi au vendredi, à hauteur de 1 par jour. Les « repas d’affaires » sont tolérés au déjeuner comme au dîner. Les justificatifs peu clairs ou non-conformes ne pourront permettre le remboursement de vos frais.

Quand vous déjeunez à l’extérieur, le remboursement maximum autorisé est de 19,10 € (plafond URSSAF au 01/01/2021), Optéos ne remboursera pas au-delà de ce montant .

Pour les invitations clients, la limite est fixée à 5 repas par mois maximum. L'administration fiscale considère qu'au-delà, il y a avantage en nature.

Loyers et fluides[edit | edit source]

Il est possible de payer une partie de loyer utilisé à usage professionnel : merci de demander la validation à l'équipe avant de miser sur ces remboursements de frais.

Il vous est demandé de vérifier sur votre bail ou dans l'acte de propriété que la sous-location au titre d'une activité commerciale est bien autorisée.

  • Pour les locataires, vous déterminez la surface liée à l'activité professionnelle (en m², attention cette pièce ne doit contenir que des éléments relatifs à l'activité), vous appliquez le % sur le loyer (une quittance de loyer est demandée chaque mois).
  • Pour les propriétaires, vous appliquez le % sur la base locative de la taxe d'habitation (à fournir comme justificatif).
  • Le montant imputé à l'activité devient un revenu immobilier à déclarer aux impôts.
  • Vous prenez une assurance pour utilisation professionnelle de ce local ou de cette pièce (justificatif à fournir)
  • Vous signez la convention de mise à disposition d'un local /bureau. Voici un modèle
  • Pour l'aménagement d'un bureau, il n'y a pas de prise en charge des travaux, mais éventuellement du mobilier de bureau.
  • Si vous utilisez un espace de coworking, les factures sont passées en frais.

Téléphone et internet[edit | edit source]

Les frais liés à la téléphonie, ainsi qu’à l’abonnement internet, ne seront pris en charge qu’à hauteur de 50 % du forfait de base selon le barème URSSAF (hors dépassements de communications) et sans récupération de la TVA, dans la mesure où il est impossible de distinguer l’usage professionnel de l’usage privé.

Dans le cas particulier où les abonnements de téléphonie fixe et d’internet sont pris à l’adresse de votre local professionnel, ils seront pris en charge à 100 %.

Actuellement, il vous est impossible de prendre un abonnement mobile professionnel car seule la CAE peut fournir les éléments justificatifs nécessaires et devrait donc prendre l’abonnement en son nom.

Pour information ; de nombreux entrepreneurs et entrepreneuses Optéos louent leur matériel via la coopérative Commown qui propose des équipements écoresponsables. Pour en savoir plus > S'équiper en téléphone et/ou ordinateur écoresponsables avec Commown

Véhicule[edit | edit source]

Si vous utilisez votre véhicule dans le cadre de votre activité, vous devez fournir :

- une copie de la carte grise du véhicule à votre nom chaque année et au renouvellement du véhicule ;

- une copie de votre permis de conduire ;

Attestation vehicule.png

- une copie de l’attestation d’assurance du véhicule précisant « assurance pour usage professionnel non-commercial » ou « trajet professionnel occasionnel » à chaque nouvelle échéance.

Si nous n’avons pas ces documents, nous ne pourrons pas vous rembourser vos déplacements et vos frais de déplacements ne seront pas pris en compte.

De même, les kilomètres parcourus avec le véhicule d'un tiers ne sont pas pris en compte et ne peuvent être remboursés, sauf si vous faites partie du même foyer fiscal.

N'oubliez pas de bien indiquer le motif du déplacement (RDV avec le client DUPONT, Réunion autour du projet xxx...). L'URSSAF reste très pointilleuse sur les frais.

Avec votre véhicule personnel, les remboursements se font sous forme d’indemnités kilométriques à partir d’un barème établi par l’URSSAF, mis à jour chaque année dont les variables sont la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Les carburants ne sont pas remboursables directement, il s’agit donc d’une sorte de forfait incluant le carburant mais également l’usure du véhicule suivant la distance parcourue. Par contre, les péages sont à ajouter en plus dans vos notes de frais.

Ce barème est disponible dans LOUTY et réactualisé régulièrement. Vous pouvez également le trouver sur le site de l'URSSAF.

Location de véhicule[edit | edit source]

Il est possible de passer ces dépenses en frais professionnels. Par exemple pour une location avec Citiz, il est possible d'inclure les frais de dossier (40 €), de caution (150 €), et les locations en heures pour les déplacement.

→ Pour la caution il faut la mettre en immobilisation dans un compte 275000

→ S'il s'agit de véhicules de tourisme, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur la location. S'il s'agit de véhicule utilitaire (seulement 2 places à l'avant), il s'agit d'un véhicule commercial et la TVA est alors récupérable .

→ Pour la TVA sur le carburant, il faudra appliquer le % selon qu'il s'agit de diesel ou d’essence et que c'est ou non un véhicule utilitaire.

Pour les véhicules de tourismes : si diesel 80 % de la TVA est récupérable, si essence 60 % de la TVA est récupérable en 2020 et 80 % en 2021

Pour les véhicules utilitaires : si diesel 100 % de la TVA est récupérable, si essence idem qu'au-dessus

OPTEOS prend en charge un abonnement à Citiz. Plus d'informations ici : Citiz

Déplacements / Transport de personnes[edit | edit source]

Pour les autres modes de transport train, métro, bus et les tickets de péage) ils sont remboursables à 100 % sur présentation des justificatifs originaux.

TVA non déductible (sauf pour les péages si ils sont indiqués sur le ticket). L'objet du déplacement doit toujours être mentionné.

Pour les abonnements Ilévia (ex Transpole), vous ne pouvez prendre en compte que 50 % de l'abonnement sur votre activité

Pour les factures de taxis, vérifiez et notez le cas échéant, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que le temps de trajet. TVA non déductible.

Pour les UBER pas de récupération de TVA.

Autres types d’achats[edit | edit source]

Il est possible de se faire rembourser d’autres types de frais comme l’achat de documentation professionnelle, de la matière première, un abonnement à un logiciel spécialisé, de petit outillage, toujours sous réserve de trésorerie disponible et de cohérence avec votre projet économique. En cas de doute, rapprochez-vous du Pôle administratif qui pourra vous conseiller.

Facturation de frais annexes à votre client[edit | edit source]

Lorsque que vous facturez des frais annexes à votre client sur votre facture de vente (achat de matériel, sous-traitance, billet de train, hôtel, restaurant ...), ceux-ci doivent apparaître aussi dans votre note de frais. Bien sûr, le montant facturé à votre client peut être différent du montant auquel vous avez acheté le matériel ou le service (pour compenser la TVA, par exemple).

Ces frais annexes sont toujours soumis à TVA. Néanmoins, il est plus intéressant, quand c'est possible, de les faire prendre en charge directement par le client, ce qui lui évite de payer de la TVA dessus et vous de payer de la contribution dessus.

Frais refacturés aux clients, la TVA est applicable

Tous les frais facturés à vos clients en plus de la tarification normale de vos services ou produits doivent être compris dans votre base d’imposition à la TVA. Cela signifie que c'est vous qui collectez la TVA sur les frais refacturés à vos clients.

Exemple : Vous êtes consultant‧e et facturez régulièrement vos frais de déplacements à vos clients. Vous ne récupérez pas la TVA sur vos billets de train, ni sur vos notes d’hôtel.

Mais cela ne vous empêche pas de les refacturer à votre client. Par exemple, pour une mission, vous avez dépensé :

  • 600 € de TGV
  • 300 € d'hôtel

Vous facturez donc bien 900 € de frais HT à votre client.

Toutefois, cette facturation est bien assujettie à la TVA, donc vous appliquez le taux habituel de la prestation. Si vous êtes assujetti‧e à la TVA à 20 %, vous appliquez ce taux, soit 180 € de TVA à ajouter sur votre facture.

Ce qui génère donc pour votre client 180 € de TVA déductible.

(source cabinet comptable décembre 2020)

Questions / Réponses[edit | edit source]

- Pour les achats liés à de la nourriture, par exemple des buffets assez importants et réguliers : ne pas passer dans le compte Matières premières (compte 60101000) mais en 607 « achats de marchandises ».

- Très exceptionnellement, si vous n'avez pas de ticket de caisse mais que vous avez seulement un ticket de carte bleue, inscrivez au dos du ticket un descriptif de la note (ex : déjeuner avec client X pour le projet "...") avec votre signature.

- Comment ça se passe pour les justificatifs de frais d'investissements lorsque c'est sur leboncoin ?

Il faut réaliser une attestation de vente. Voici un modèle. Vous pouvez demander une signature en ligne avec SignRequest par exemple

- Une facture mentionne des montants en devise étrangère. Quel taux appliquer ?

Dans ce cas, le montant à indiquer sur votre note de frais est celui qui apparaît lors du paiement sur votre relevé de compte.

- J'ai perdu mes frais ou je n'ai pas indiqué Opteos sur la facture ?

Vous pouvez complétez une attestation sur l'honneur après validation avec le service comptabilité sur ce modèle.

Il vous faudra peut-être aussi un relevé bancaire avec le prélèvement correspondant de la somme.