Gyroscop mode d'emploi
Le Gyroscop est un site web à usage interne qui permet de communiquer sur l’activité d’accompagnement de la coopérative.
- Lien du site : gyroscop.opteos.fr
- Canal de discussions : #gyroscop (Chat)
Catalogue et agenda des ateliers[modifier | modifier le wikicode]
Cet accompagnement se traduit essentiellement par des propositions d’ateliers, regroupés dans un catalogue, et triés par date dans un agenda. Ils sont destinés aux entrepreneur·es de la coopérative (CAPE ou CESA).
Pour mieux comprendre les explications rédigées dans cette page :
- Je localise et prends connaissance du catalogue.
- Je localise et prends connaissance des prochaines dates d’ateliers, triées par mois.
- Je localise et prends connaissance des dates d’ateliers, triées par années (archives).
- Je souhaite proposer un atelier, je localise et prends connaissance du formulaire.
Précisions[modifier | modifier le wikicode]
Les ateliers ont pour objectifs :
- De se familiariser avec les outils inhérents au fonctionnement d’Optéos,
- De développer des compétences en lien avec son activité économique.
Ils s’articulent autour de trois grands groupes :
- Les ateliers obligatoires : Socle 1 (CAE) et Socle 2 (Louty)
- Les ateliers pour élaborer sa communication, son modèle économique
- Les ateliers pour mieux appréhender ou cerner les difficultés liées à l’action même d’entreprendre seul·e ou ou à plusieurs et d’y faire face.
Ces ateliers sont complémentaires à l’accompagnement porté de manière individuelle par les référent·es.
Les ateliers proposés lors des Journées Optéos sont organisés par le Cercle Vie Coopérative.
Les rôles[modifier | modifier le wikicode]
- Les stagiaires : celles et ceux qui s’inscrivent et participent aux ateliers.
- Les animatrices et animateurs : qui proposent, organisent et animent les ateliers.
- Le Cercle Accompagnement : qui valide la pertinence des ateliers avant publication, et porte le budget de fonctionnement.
- L’éditrice ou l’éditeur Gyroscop : qui publie les informations fournies par les animatrices et animateurs dans l’agenda et maintient à jour le catalogue. Les informations sont transmises à l’éditrice ou à l’éditeur via le canal #gyroscop. Voir le guide pour publier un atelier.
Je suis stagiaire… comment m’inscrire à un atelier ?[modifier | modifier le wikicode]
Pour s’inscrire il n’est pas nécessaire d’être “Abonné·e” ou d’ouvrir un compte. Cette action s’effectue tout simplement en cliquant sur le bouton “s’inscrire”. Ce bouton est disponible dans les pages d’ateliers (agenda et catalogue).
Deux choix possibles pour s’inscrire à l’atelier :
- à une date programmée
- à une liste d’attente (car aucune date n’est programmée ou que cette dernière ne vous convient pas).
La personne s’inscrit et reçoit un message de confirmation par e-mail. Ce message est envoyé en copie à l’animateur ou l’animatrice de l’atelier et à la personne qui gère le site. Des rappels sont également envoyés à J-5 et à J-1 sur le même principe.
Pour annuler sa participation et se désinscrire, le ou la stagiaire doit impérativement prévenir, le plus tôt possible, l’animateur ou l’animatrice de l’atelier par e-mail. Cette dernière ou ce dernier supprimera votre nom de la liste, vous recevez une confirmation de votre désinscription par e-mail.
Principe de la liste d’attente[modifier | modifier le wikicode]
C’est l’animatrice ou l’animateur qui vous contactera par e-mail ou via le Chat :
- soit pour convenir d’une date commune avec l’ensemble des personnes inscrites à cette liste, via un Framadate par exemple,
- soit en proposant directement dans l’agenda une ou plusieurs dates.
Tuto : S'inscrire à un atelier (Pdf)[modifier | modifier le wikicode]
Je suis animatrice ou animateur… comment organiser et gérer un atelier ?[modifier | modifier le wikicode]
Avant de continuer la lecture de cette page, vous devez impérativement prendre connaissance de vos responsabilités en lisant la fiche attribuée à ce rôle.
Vous avez proposé un atelier et le Cercle Accompagnement l’a validé. Vous serez rapidement averti·e via le canal du Chat #gyroscop de sa mise en catalogue. Une liste d’attente est générée pour chaque atelier.
Comment savoir qui est inscrit·e ?[modifier | modifier le wikicode]
Il suffit de surveiller vos e-mails, car à chaque nouvelle inscription - liste d’attente ou date programmée - vos recevez une notification. Pour une date programmée vous recevez également par e-mail un récapitulatif des inscriptions à J -5 et à J -1.
Si vous avez perdu le fil, il est toujours possible de vérifier sur le Gyroscop dans la page des inscriptions de votre atelier (via l’agenda ou le catalogue).
Quand proposer une date dans l’agenda ?[modifier | modifier le wikicode]
Lorsque la liste d’attente est complète, que la jauge est atteinte, il est grand temps de proposer une date de façon à vider la liste et laisser la place à d’autres.
Une autre stratégie, pour éviter d’avoir trop de monde dans votre liste d’attente, est de proposer régulièrement des dates. Il n’est pas non plus obligatoire d’avoir des personnes inscrites dans la liste d’attente pour programmer une date. En effet, les problèmes de disponibilités touchent surtout les dates rapprochées dans le temps.
Il est donc parfois préférable de poser des dates éloignées dans le temps voire de les proposer sur l’année. Si ces dates ne sont pas pourvues alors elles seront tout simplement annulées ou reportées.
La question du nombre de stagiaires...[modifier | modifier le wikicode]
- C’est le principal souci, car la réponse est « ça dépend ».
- Il s’agira ici de juger la rentabilité pour le nombre d’entrepreneur·es de votre atelier et le retour sur investissement pour la coopérative.
- Si vous n’arrivez pas à vous décider, alors rapprochez-vous du Cercle Accompagnement.
Publier une date dans l’agenda du Gyroscop[modifier | modifier le wikicode]
Voir la documentation éditeur‧rice du Gyroscop dans le répertoire Ateliers Accompagnement du cercle Accompagnement.
- Pour publier une date d’atelier dans l’agenda il faut au minimum : une date et un horaire.
- Idéalement préciser rapidement si l’atelier est proposé en présentiel ou en distanciel.
- Si l’atelier est prévu en présentiel, la confirmation du lieu peut prendre du temps, cette information peut donc être transmise ultérieurement.
Rappel : pour transmettre ces infos, utilisez le canal #gyroscop. C’est l’éditrice ou l’éditeur du Gyroscop qui prendra le relai.
Annuler une date d’atelier[modifier | modifier le wikicode]
Prévenir le plus rapidement possible votre groupe par e-mail et dans le canal #gyroscop en indiquant la raison. L’éditrice ou l’éditeur du Gyroscop mettra à jour le calendrier en conséquence.
Gérer la liste des inscriptions[modifier | modifier le wikicode]
Finalement, cette action est la seule qui nécessite votre intervention sur le Gyroscop.
- Comme vous êtes responsable de l’émargement vous devez donc tenir à jour vos listes.
- Cela ne prend qu’une minute et doit être réalisé au plus tard le jour même de l’atelier.
- Vous aurez besoin d’un identifiant et d’un mot de passe pour vous connecter au Gyroscop.
- Si vous ne l’avez pas reçu, merci de vous signaler dans le canal #gyroscop.
- Cette connexion vous donne le droit de « Supprimer » un ou plusieurs noms dans une liste, ni plus, ni moins.
Tuto : Gérer les listes de stagiaires (Pdf)[modifier | modifier le wikicode]
Promouvoir un atelier[modifier | modifier le wikicode]
Lors de publication d'un nouvel atelier, ou d’une nouvelle date, pensez à communiquer l’information sur le canal #general du tchat par exemple. Promouvoir votre atelier lors d’une Journée Optéos est aussi fortement recommandé.
Les dessous du Gyroscop[modifier | modifier le wikicode]
Les données recueillies via le Gyroscop (liste des ateliers proposés, nombre de sessions, nombre de stagiaires) sont archivées à des fins statistiques et de suivi des entrepreneur·es.
Ainsi, ces données permettent :
- à la coopérative de justifier de ses actions d’accompagnement auprès des financeurs, voire des associés extérieurs, et à compléter le Rapport de gérance.
- à documenter le parcours des entrepreneur des membres (Starter, ENdi) utiles aux réfétent·es du Cercle Accompagnement.
- aux formatrices et formateurs inscrits dans la démarche Qualiopi, de justifier d’une démarche de formation continue.
On comprendra aussi que les ateliers animés en dehors de ce circuit et rétribués par Optéos ne seront pas pris en compte dans les statistiques ce qui pourrait de près ou de loin être préjudiciable pour la coopérative.
Evolution du Gyroscop[modifier | modifier le wikicode]
De nombreuses améliorations sont prévues pour offrir plus autonomie à l’animatrice ou l’animateur sur la gestion des contenus (catalogue, fiche animation, fiche lieu), des dates et des inscriptions.
La possibilité de fusionner et partager des agendas du même type avec d’autres CAE est également envisagée.
