Publier un atelier sur le Gyroscop

Ce guide s’adresse aux éditeur‧rices du Gyroscop, le catalogue d’ateliers à destination des membres d’Optéos et de Tilt. La publication d’ateliers sur le site web Gyroscop nécessite d’avoir un compte avec les rôles Éditeur / éditrice et Sign-up Sheet Manager.

Les participant‧es et animateur‧rices des ateliers peuvent découvrir le fonctionnement du Gyroscop grâce à son mode d’emploi.

Organisation des contenus dans le site WordPress

Un atelier publié dans le catalogue est composé de deux articles (WordPress) : l’un pour présenter la contenu de l’atelier, l’autre pour contenir les formulaires d’inscription aux dates et à la liste d’attente de cet atelier. Un atelier, dont une première date a été choisie, est aussi représenté par un évènement (WordPress), qui détaille la date, l’horaire et le lieu de l’atelier. Les listes des participant‧es à un atelier ou les inscrits à liste d’attente sont gérés avec des feuilles d’inscription / planning (WordPress).

Ajouter un atelier au catalogue

Ces étapes permettent de créer les deux articles (WordPress) correspondant à la page de présentation d’un atelier et à la page avec le formulaire d’inscription sur liste d’attente.

1. Accéder à la page Articles
2. Cliquer sur le bouton Dupliquer cela de l’article Modèle atelier – affichage catalogue (x h) — Brouillon
3. Modifier ce nouvel article
   1. Saisir le nom de l’atelier et sa durée dans le titre de l’article
   2. Remplir le contenu de l’atelier en suivant le modèle de présentation
   3. (y revenir plus tard) Renseigner l’adresse de l’article de la catégorie Inscriptions dans le bouton S’inscrire
   4. Choisir la catégorie de l’atelier sur la colonne de droite
   5. Choisir les étiquettes de l’atelier : CAPE, CAPE & CESA, Obligatoire, Optéos uniquement, Tilt uniquement, Toutes CAE
   6. Ajouter un visuel (bibliothèques : Unsplash, Pixabay) ou le logo de la CAE dans la section Image mise en avant
   7. Publier l’article
4. Retourner sur la page Articles
5. Cliquer sur le bouton Dupliquer cela de l’article Modèle atelier – affichage de la liste d’attente — Brouillon
6. Modifier ce nouvel article
   1. Saisir le nom de l’atelier dans le titre de l’article
   2. Renseigner l’adresse de l’article précédent créé dans le lien Consulter le programme
   3. Vérifier que la catégorie de l’article est bien Inscriptions
   4. Ne pas modifier, pour l’instant, les codes présents dans la page
   5. Publier l’article
7. Accéder à la page Feuilles d’inscription / planning
8. Cliquer sur le bouton Copier de la feuille Liste d'attente : Modèle
9. Copier le titre de l’atelier dans le champ Titre
10. Sélectionner le Type d’évènement Single
11. Sélectionner le Signup Template Liste d’attente
12. Saisir le nom du/des responsable(s)
13. Saisir les adresses de courriel du/des responsable(s) de planning
14. Cliquer sur le bouton Save Sheet
15. Dans le cas où une feuille d’inscription existe déjà avec le même nom, il est nécessaire de la supprimer (mettre dans la corbeille)
16. Sur la page Ajouter Tâches, sélectionner la date (lointaine) du 1 janvier 2030 dans le champ Date
17. Dans la première ligne de la liste Tâches/Articles, saisir le titre de l’atelier dans le champ Tâche / article avec le préfixe « Liste d’attente : », un nombre de places élevé (20) dans le champ # nécessaires, sélectionner des horaires fictifs de Début et de Fin ne pas renseigner d’horaire, puis sélectionner le Signup Template Liste d’attente
18. Laisser vide les lignes suivantes
19. Cliquer sur le bouton Save
20. Retourner sur la page Feuilles d’inscription / planning
21. Identifier le numéro de la feuille d’inscription tout juste créée dans la première colonne ID#
22. Accéder à la liste des articles de la catégorie Inscriptions
23. Modifier l’article correspondant à l’atelier
24. Remplacer la valeur du paramètre id du « code court » [pta_sign_up_sheet …] correspondant à la liste d’attente par le numéro de la feuille d’inscription préalablement créée
25. Cliquer sur le bouton Mettre à jour

Créer une date d’atelier avec une feuille d’inscription

Ces étapes permettent de créer la feuille d’inscription (WordPress) à l’atelier et l’évènement (WordPress) qui apparaîtra dans l’agenda du Gyroscop.

1. Accéder à la page Feuilles d’inscription / planning
2. Créer une feuille d’inscription / planning avec la méthode 1 ou 2

Méthode 1 : dupliquer une feuille d’inscription du même atelier déjà publiée

Cette méthode permet de conserver le titre, le nombre de place et d’autres paramètres de base de l’atelier. Cependant, ces éléments restent modifiables ensuite.

1. Cliquer sur le bouton Reschedule/Copy d’une autre feuille d’inscription du même atelier pour conserver les informations de base
2. Sélectionner la Method : Copy et cocher la case Clear Signups?
3. Sélectionner la date de l’atelier
4. Sélectionner les horaires de l’atelier
5. Cliquer sur le bouton Reschedule/Copy
6. Vérifier le nom du/des responsable(s)
7. Vérifier les adresses de courriel du/des responsable(s) de planning
8. …
9. Cliquer sur le bouton Save Sheet

Méthode 2 : créer une nouvelle feuille d’inscription

1. Cliquer sur le bouton Ajouter
2. Copier le titre de l’atelier (et la date ?) dans le champ Titre
3. Sélectionner le Type d’évènement Single
4. Sélectionner le Signup Template Gyroscop inscriptions
5. Saisir le nom du/des responsable(s)
6. Saisir les adresses de courriel du/des responsable(s) de planning
7. Cliquer sur le bouton Save Sheet
8. Sur la page Ajouter Tâches, sélectionner la date de l’atelier dans le champ Date
9. Dans la première ligne de la liste Tâches/Articles, saisir le titre de l’atelier dans le champ Tâche / article, le nombre de participant‧es maximum dans le champ # nécessaires, puis sélectionner l’horaire de Début, l’horaire de Fin et le Signup Template Gyroscop inscriptions
10. Laisser vide les lignes suivantes
11. Cliquer sur le bouton Save

Insérer la feuille d’inscription dans la page d’un atelier

1. Retourner sur la page Feuilles d’inscription / planning
2. Identifier le numéro de la feuille d’inscription tout juste créée dans la première colonne ID#
3. Accéder à la liste des articles de la catégorie Inscriptions
4. Modifier l’article correspondant à l’atelier
5. Dupliquer le « code court » [pta_sign_up_sheet …] déjà présent dans la page correspondant à la liste d’attente
   1. Exemple de code court pour une date d’atelier : [pta_sign_up_sheet id="253" date="2023-10-12" show_headers="no" show_time="yes" show_phone="no" order_by="first_date" order="ASC"]
   2. Exemple de code court pour une liste d’attente : [pta_sign_up_sheet id="170" show_headers="no" show_time="yes" show_phone="no" order_by="first_date" order="ASC"]
6. Remplacer les valeurs des attributs id et date du premier « code court » par le numéro de la feuille d’inscription préalablement créée
7. Cliquer sur le bouton Mettre à jour
8. Accéder à la liste des évènements
9. Créer un évènement avec la méthode 1 ou 2

Méthode 1 : modifier un évènement précédent du même atelier

Cette méthode permet de conserver les paramètres de base de l’évènement. Cependant, ces éléments restent modifiables ensuite.

1. Modifier un évènement existant correspondant au même atelier
2. Dans la section des Détails de l’évènement et dans l’onglet Événement récurrent, saisir une date et un horaire de Début, une date et un horaire de Fin, puis Ajouter cette occurrence
3. Dans l’onglet Lieu/Adresse, sélectionner le lieu de l’atelier.
4. Cliquer sur le bouton Mettre à jour

Méthode 2 : créer un nouvel évènement

(à documenter)

Ces informations n’ont pas été vérifiées depuis plus de 180 jours : dernière vérification effectuée le 15 septembre 2023 par Benjamin Danon.