Payer un fournisseur par virement avec sa trésorerie

Cette page était précédemment nommée « Module fournisseur », du nom du module activé dans notre application de gestion comptable Louty.

Cette procédure est utile pour régler des factures de fournisseurs directement avec sa trésorerie Optéos, sans avoir à les régler avec ses moyens de paiement personnels et se faire rembourser avec des notes de frais. Pour y avoir accès, il est nécessaire de disposer du profil Louty « Utilisateur Fournisseurs avec commandes ».

Les factures liées au fonctionnement des cercles et de la structure Optéos doivent être associées à l’activité SAOPTEOS dans Louty. Il est préférable de transmettre ces factures par courriel à l’équipe support (Baptiste ou Arnaud) en indiquant le cercle concerné. Elle se chargera de créer le bon de commande et de programmer le paiement.

Créer un bon de commande dans Louty[modifier | modifier le wikicode]

Si le paiement doit intervenir avant la livraison, demander au fournisseur la facture ou le bon de commande (facture Proforma).

Un bon de commande ne doit concerner qu’une seule facture. Il faut créer un nouveau bon de commande pour chaque facture.

Formulaire de création d’un bon de commande

Dans la barre de navigation latérale de Louty, déplier le menu Achats fourn., puis accéder aux Commandes et créer une Nouvelle pièce.

Vérifier le type de pièce (Commande fournisseur),
Vérifier l’activité associée (activité personnelle, marque collective ou structure Optéos),
Saisir dans le champ Date la date indiquée sur la facture,
Sélectionner un fournisseur existant en le cherchant dans la liste, ou créer une nouvelle fiche fournisseur avec les informations suivantes :
- Dans l’onglet Identité : Nom et Catégorie d’organisation,
- Dans l’onglet Coordonnées : Adresse principale,
- Dans l’onglet Infos. admin. : RIB (Titulaire du compte, BIC et IBAN) et Numéro T.V.A. intra. si le fournisseur est hors de France,
Remplacer le libellé de la pièce généré automatiquement en suivant le format : MM/AA (mois/année correspondant à la période de prestation) - Nom du fournisseur - Type de prestation (si ce n’est pas une prestation récurrente)
Indiquer si la facture contient des achats d’immobilisation en cochant la case correspondante,
Ajouter une ligne, correspondante à la dénomination, à la quantité et au prix du bien ou service mentionné sur la facture :
- Sélectionner un type d’achat (presque identiques à ceux des notes de frais),
- Saisir le montant HT de la facture,
- Saisir l’objet de la facture (dénomination du bien ou du service),
- Ajouter des détails si l’objet n’est pas précis ou complet,
Ajouter autant de lignes que de biens et services présents sur la facture (dénomination, quantité, prix),
Saisir le montant total HT et le montant de TVA en bas de la page,
Sélectionner le mode de règlement Virement,
Définir une Date de validité,
Joindre la facture dans l’onglet Fichiers. Ajouter également l’IBAN si il est sous forme de fichier, ou l’ajouter en mémo de la commande si il est sous forme de texte. Pour pouvoir utiliser un IBAN nouvellement ajouté, une seconde personne devra le vérifier (une contre validation est demandée par Louty).
Ajouter un message en mémo pour l’équipe support si besoin,
Enregistrer la pièce,
Valider la pièce,
Prévenir Baptiste (ou Arnaud) en le mentionnant sur le canal #admin-compta et en indiquant le n° du bon de commande.

Cette commande sera alors transformée en facture et le règlement par virement SEPA sera programmé par le biais d’un fichier de remise d’ordres bancaires. Ces « remises SEPA fournisseurs » sont envoyées les 1er, 3e et 5e vendredi du mois.

En cas de besoin de paiement urgent d’un fournisseur, et de façon exceptionnelle, contacter les cogérant‧es à l’adresse direction@opteos.fr.

Ces informations n’ont pas été vérifiées depuis plus de 180 jours : dernière vérification effectuée le 20 juin 2023 par Baptiste Alix. Référent de cette page : Cercle Administratif.