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Standard téléphonique
De Documentation Optéos
Afin de délester l'emploi du temps de l'équipe administrative, de continuer à délivrer ce service de renseignement par téléphone durant les périodes de vacances, il est possible de prendre à sa charge, sous forme de contribution, le Standard Téléphonique de la coopérative.
Cette contribution implique en parallèle une vigilance sur le Chat et le respect de la confidentialité.
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Horaires[modifier | modifier le wikicode]
- Jours ouvrables : du lundi au vendredi
- Plage horaire conseillée : 9 heures / 17h30
- Numéros disponibles : 03/61/58/44/85, 03/66/72/29/94 et 03/66/72/29/93
- Optéos ferme l'été mais le standard peut continuer à fonctionner.
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A qui s'adresse cette contribution ?[modifier | modifier le wikicode]
Étant donné la nature de la tâche, renseigner sur le fonctionnement de la coopérative et de ses outils, il est préférable dans la mesure du possible de confier cette mission à des membres des Cercles Accompagnement et Administration.
Mise en place[modifier | modifier le wikicode]
Nous utilisons la technologie proposée par OVH pour gérer cette opération. Tout d'abord, il faut informer Simon de la demande de redirection.
Indications à fournir :[modifier | modifier le wikicode]
- La date du début et de fin de votre mission.
- Votre numéro de téléphone (fixe ou mobile).
- Le nombre de sonnerie que vous souhaitez avant la bascule sur la ligne suivante.
Pour information :[modifier | modifier le wikicode]
- La ligne suivante correspond au numéro de téléphone de la personne qui répond si vous manquez l'appel.
- Demander à Simon qui est la seconde personne.
- Si les deux standardistes manquent l'appel, c'est un répondeur qui prend le relai.
- Le message enregistré est ensuite envoyé par e-mail. C'est un petit fichier son en pièce jointe.
Les consignes[modifier | modifier le wikicode]
Vous n'aurez pas forcément réponse à tout. L'idée étant de respecter l'indisponibilité de l'équipe administrative. Il ne faudra jamais donner les numéros de portable des équipes administratives. Des autres non plus sans accord préalable. Ce travail implique d'être bien informé. C'est pour cela qu'une lecture quoditienne des canaux du Chat est quasiment indispensable.
- Pour les demandes internes, sauf si vous avez la réponse, n'hésitez pas à renvoyer vers le Chat en précisant le canal approprié. Des membres de la coopérative peuvent être de bons supports de renseignement.
- Pour les demandes externes concernant le modalités d'entrée en CAPE ou CESA, renvoyez systématiquement vers le formulaire de contact du site. Rien n'empêche d'éclairer la personne sur notre fonctionnement si vous êtes disponible, parfois certaine demande ne vont pas plus loin. Mais il faut bien comprendre que ce formulaire en ligne est obligatoire pour toute demande préalable. C'est l'équipe Support qui prend le relai.
- Pour les questions personnelles, essayez de ne pas être trop intrusif ou intrusive et invitez à envoyer par e-mail la question à Patricia, Séverine ou Simon. Si c'est très urgent, à vous d’évaluer et d'appeler directement ou de contacter via le chat Patricia, Séverine ou Simon pour les inviter à rappeler rapidement la personne.
- Pour les démarches commerciales, libre à vous de les trier et d'en évaluer l'importance ou la pertinence, dans le doute, rien de plus que contact@opteos.fr
Quelques cas particuliers :[modifier | modifier le wikicode]
- Il faut comprendre que le numéro du standard d'Optéos est également utilisé par l'accueil d'Euratechnologies. Dans ce cas il faut demander à l'hôte ou à l'hôtesse d'accueil d'appeler sur le portable de Patricia qui est renseigné dans le registre d'Euratechnologies. Si vous savez que le bureau est vide, le signaler, des visiteuses ou visiteurs peuvent en effet se pointer sans rendez-vous.
- Parfois, dans le cadre d'un échange par e-mail ou par répondeur téléphonique Patricia ou Fatima indique de rappeler. Dans ce cas invitez l'interlocutrice ou l'interlocuteur à envoyer un e-mail à son tour en indiquant ses disponibilités horaires pour être à nouveau rappelé ;)
La rétribution[modifier | modifier le wikicode]
- Cette contribution est évaluée entre 2 et 3 heures par mois.
- Les demandes de rétributions sont à indiquer sur le tableau Administration.
Fiche Rôle[modifier | modifier le wikicode]
Modification technique[modifier | modifier le wikicode]
- Aller sur OVH, puis dans la console Télécom/Téléphonie/Numéro... et modifiez dans configuration, la gestion des lignes.
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Pensez aussi à améliorer le contenu de cette page en fonction de votre expérience.
