Remplacement de Rocket.Chat par Mattermost

Depuis 2018, pour les besoins internes d'Optéos nous utilisions la messagerie instantanée Rocket.Chat. Ce service, fourni par le prestataire externe IndieHosters et disponible sur chat.opteos.fr, nous permettait d'assouvir nos besoins d'échange rapide et de communication entre nous. Voici quelques-unes des fonctionnalités majeures de ce logiciel libre que nous pouvions apprécier :

• l'organisation des échanges en canaux que nous pouvions faire correspondre à notre organisation autour de cercles, de projets ou de missions ;
• la capacité à utiliser cette messagerie sur différents supports (page web, application bureautique, application mobile) ;
• la capacité à notifier certaines personnes ou à être notifié de nouveaux messages ;
• la capacité à mettre en forme facilement des messages pour les rendre plus parlants ou attractifs.

Par la force des choses (lire ci-dessous) nous sommes amenés à abandonner Rocket.Chat. Le cercle technique qui gérait les échanges techniques et les négociations commerciales avec IndieHosters a dû investiguer les alternatives possibles à cet outil et faire un choix. Mattermost a été retenu et sera notre outil de messagerie instantanée à partir de mai 2024. L'objet de cette page est d'exposer les raisons de ces changements et de décrire comment et pourquoi ce choix a été opéré.

Raison de l'abandon de Rocket.Chat

En fin d'été 2023 l'éditeur de Rocket.Chat a procédé à des modifications radicales dans la disponibilité de certaines fonctionnalités de Rocket.Chat qui posent des problèmes aux acteurs qui le mettent en œuvre. Ces changements sont présentés dans l'article suivant publié par IndieHosters : Migrer de Rocket.Chat à Element.

Parmi les changements qui poussent IndieHosters et nous-mêmes à abandonner Rocket.Chat nous pouvons citer :

• Il n’est plus possible par exemple de faire du multi-instances et donc de mettre en place un chat haute disponibilité avec plus de 100-200 utilisateurs en simultanés ;
• D’autres fonctionnalités à la marge ne sont aussi plus disponibles dans la version communautaire (non propriétaire) comme des fonctionnalités pour le live chat, l’application mobile…

Pour bien comprendre ces changements, il faut préciser que Rocket.Chat est disponible selon deux offres :

• une version communautaire que tout un chacun est libre d'installer, exploiter voire modifier pour ses besoins sans payer de redevance à l'éditeur. C'est cette version que nous utilisions au travers de l'offre de service d'IndieHosters ;
• une version entreprise qui ajoute à la version précédente des capacités supplémentaires en échange d'une redevance pour l'éditeur du logiciel.

Les changements opérés par l'éditeur ont consisté à retirer des fonctions (importantes dans un contexte d'emploi à grande échelle) de la version gratuite pour les basculer vers la version entreprise.

Méthodologie pour identifier un remplaçant

Qui ?

En raison de son rôle lié à la mise en place et la maintenance des outils numériques de la coopérative et de sa vision des usages qui en sont faits, le Cercle Technique s'est saisi de la question de la bascule depuis Rocket.Chat vers une solution équivalente. Cette démarche a plus particulièrement impliqué Sylvain Arrachart, Benjamin Chartier, Benjamin Danon et Coline Mayné.

Au-delà du Cercle Technique, ont été également impliqués les CHATONS avec lesquels nous avons régulièrement des échanges et qui pouvaient être la cheville ouvrière de la mise en œuvre de la future messagerie instantanée : IndieHosters et Pâquerette (une marque collective portée par des membres d’Optéos).

Comment ?

Le processus que nous avons mené (qui a débuté en septembre 2023) a suivi les étapes suivantes :

1. Analyse du besoin

Une identification des usages de Rocket.Chat par les membres d'Optéos ainsi qu'une identification des fonctionnalités importantes ont été réalisées. Parmi les besoins essentiels :

• Capacité à reprendre l'historique des échanges ;
• Capacité à conserver l'organisation générale des canaux d'échange ;
• Présence de fonctions équivalentes aux fonctions essentielles utilisées dans Rocket.Chat ;
• Hébergement et mise en œuvre par un prestataire de confiance.

2. Identification de solutions alternatives

Cette identification s'est faite sur la base d'échanges en interne ainsi qu'avec IndieHosters et Pâquerette. Nous nous sommes limités à des outils libres qui n'impliqueraient pas de coûts supplémentaires (au-delà de ceux liés au déploiement et au maintien en condition opérationnelle de l'outil).

IndieHosters a recommandé l'usage du logiciel Element qui exploite le protocole Matrix tout en proposant de réaliser la migration des comptes actuels et de l'historique des échanges.

Pâquerette a proposé le même type de service mais en s'appuyant sur le logiciel Mattermost.

3. Analyse des outils alternatifs

Une première phase d'analyse a été réalisée sur la base des fonctions proposées sur le papier par chacun des outils au regard des usages et des fonctionnalités jugées comme importantes :

• Comparaison des capacités des outils
• Identification des limites des outils au regard des besoins

4. Identification des critères de choix

• Capacité à répondre aux besoins essentiels
• Ergonomie / facilité de prise en main par les membres d'Optéos
• Coût raisonnable de mise en œuvre (pour le déploiement, la maintenance mais aussi la récupération de l'historique des échanges avec Rocket.Chat)

5. Test des outils et partage des expériences

• IndieHosters et Pâquerette ont fourni des accès aux membres du Cercle Technique à des versions de démonstration d’Element/Matrix et de Mattermost.
• Les membres du Cercle Technique ont échangé sur leurs expériences personnelles de ces derniers mois avec ces deux outils.
• Des échanges ont également eu lieu avec d’autres bénéficiaires du service d’IndieHosters : la Compagnie des Tiers-Lieux, le collectif Point Communs, mais aussi avec la Fédération des CAE qui utilise déjà Element/Matrix.
• Les limites du logiciel Element ont fait l’objet de plusieurs échanges de courriel et d’un entretien avec IndieHosters.

6. Choix de la solution

• Entre décembre et mars, les membres du Cercle Technique ont discuté de tous les critères possibles qui pouvaient faire peser la balance d’un côté (Element/Matrix) ou de l’autre (Mattermost).
• Le choix a été repoussé le plus tard possible afin de prendre le temps de vérifier les diverses barrières techniques et d’usage.

Résultat de notre analyse

Points communs

• les fonctions essentielles attendues sont proposées par les deux outils ;
• la capacité à organiser les canaux d'échange ;
• la capacité à reprendre l'historique des échanges ;
• le support par des prestataires de confiance : IndieHosters et Pâquerette ;
• le coût de déploiement et de maintenance des solutions.

Principales différences

1. Philosophie

• Element : architecture décentralisée/distribuée où chaque utilisateur‧rice peut se connecter à un salon de discussion qu'il soit hébergé par Optéos ou par une autre organisation. Un peu de la même manière qu’un service de courriel. Element permet le chiffrement des communications.
• Mattermost : solution similaire à Rocket.Chat dans la mesure où elle propose un cadre restreint à l'organisation qui le met en place. L'utilisateur‧rice peut se connecter aux autres utilisateur‧rices de l'organisation qui le met en place et aux canaux qu'ils ont créés.

2. Facilité de prise en main

• D'un point de vue de la prise en main, Mattermost se rapproche beaucoup de Rocket.Chat avec un niveau de finition plus poussé. Les options de configuration des fonctionnalités sont plutôt bien pensées. Les utilisateurs de Rocket.Chat ne seront pas dépaysés avec un niveau de confort supplémentaire.
• Element quant à lui est moins riche d'un point de vue fonctionnel et offre une interface utilisateur plus brute. La mise en place du chiffrement des communications n’est pas évidente à mettre en place.

3. Public ciblé

• Element semble plus orienté vers des utilisateurs agiles qui ne se formalisent pas d'un manque de confort.
• Mattermost est plus accessible pour les utilisateurs qui ne sont pas des spécialistes des outils numériques.

Choix

Solution retenue : Mattermost

Raisons :

• Principalement parce qu'Optéos a une vocation d'accompagnement et pas uniquement pour des coopérateur‧rices très à l'aise avec le numérique ;
• Mattermost propose une expérience utilisateurs similaire à Rocket.Chat ce qui en facilitera l'adoption ;
• Mattermost a l'avantage de mettre à disposition un environnement de communication interne prêt à l'emploi pour le plus grand nombre, facilitant ainsi les actions de communication et d'accompagnement ;
• Mattermost est accessible via son navigateur internet, un logiciel installé sur son ordinateur et une application installée sur son smartphone, au choix des utilisateur‧rices ;
• Nous avons bien conscience qu'il ne constitue pas un outil permettant d'interconnecter ses membres avec des organisations et collectifs externes à Optéos comme peut le proposer Element/Matrix. Mais nous avons estimé qu'il était de notre devoir de prendre d'abord en compte les besoins internes d'Optéos et d'apporter un service de qualité à l'ensemble des membres d'Optéos plutôt qu'à un nombre plus réduit de coopérateur‧rices ayant des besoins forts d'interopérabilité avec des projets externes.
• Ceci dit, le logiciel Mattermost permet d’accéder facilement à d’autres espaces Mattermost appartenant à d’autres collectifs et organisations, à partir de son espace Mattermost individuel.