Système d'information chat et drive

Passer par Indie Hosters pour nos outils collaboratifs

Cette proposition est faite par Maroin Al Dandachi, au nom du pôle Tech.

Maroin a rejoint IndieHosters en août 2020 (soit bien après la mise en place du chat) et y contribue en tant qu'accompagnateur. Mon 1er rôle auprès d'IndieHosters c'est d'assurer que tous les outils hébergés sans rétribution financière fasse l'objet d'un échange avec les organisations.

Le chat actuel d'Optéos est hébergé par IndieHosters depuis le 14 février 2019, sans rétribution financière. Ce chat a du sens dans une logique de diminution des flux d'emails et de faciliter les liens au sein de la communauté Optéos.

Le 25 août 2020, des échanges ont lieu par mail entre Benjamin Danon (en charge de la maintenance et de l'hébergement des sites internets d'Optéos, etc..), Timothée Gosselin (IndieHosters) et Simon Sarazin (Optéos) pour aboutir à une proposition adaptée à Optéos.

Entre temps, l'offre d'IndieHosters a évolué (mi-septembre), vers Liiibre : https://indiehosters.net/liiibre/ comprenant 3 briques logiciels majeurs : Rocket.chat, NextCloud et Jitsi Meet.

Pourquoi est-elle proposée par le pôle ?

Plusieurs constats :

Les gens sont perdus avec la multiplicité de comptes à avoir : Louty, Autonomie, Trello, Google (Drive, Agenda), le Chat.

Pour les personnes qui contribuent à Optéos et qui ont besoin d'accéder aux sites WordPress, au Wiki, on peut atteindre jusqu'à 7 ou 8 comptes différents. IndieHosters apporte une solution technique d'authentification unifiée permettant une interopérer un seul compte avec plusieurs outils.

2. Le pôle communication, lors de sa constitution début 2020 se demandait : "Où allons-nous stocker les ressources produites ?". Google Drive était la seule solution à l'époque, obligeant les gens à se doter d'une adresse Gmail. De plus, les dossiers étant rattachés à des comptes gmail, qui appartiennent aux contributeurs, et non pas à Optéos, cela créé une fragilité dans la pérennité de l'information et la transmission. Le pôle Tech a exprimé son besoin de se doter d'un tel outil également.

3. Il y aurait un outil existant appelé "Waybox" onéreux qui fait un service de stockage des documents et de sauvegardes. Le pôle Tech n'en a pas connaissance.

L'objectif, c'est d'utiliser d'améliorer l'expérience utilisateur, avec une seule authentification unique. Techniquement appelé SSO (Single Sign-On), une personne n’aura besoin de se créer qu’un seul compte pour accéder à plusieurs outils de la coopérative. On aurait donc, :

le même compte pour se connecter au chat,
au système de stockage des données NextCloud,
au système de visioconférence Jitsi Meet, géré par IndieHosters (différence avec l'actuel visio.opteos.fr),
- IndieHosters s'engage à ce qu'une session jusqu’à 5 participant·es en vidéo fonctionne,
- Avec possibilité de monter jusqu’à 10 participant·es en mode audio uniquement

De plus, Optéos revendique l'innovation sociale et numérique, cependant, il y a un enjeu de fracture numérique et de renforcement du pouvoir d'agir auprès des entrepreneur.ses qui ne sont pas à l'aise avec les outils numérique.

Il sera possible de permettre à chaque entrepreneur.ses d'avoir son propre espace de stockage privé. On limitera à 150 Mb, en sachant qu'il y a des marges de manœuvres possibles.
- NextCloud propose un module d'agenda partagés, qui pourrait, à l'avenir, être utilisé par les pôles, le CO, les entrepreneurs, les contrats CAPE, les salariés, et faciliter la transmission de l'information en interne.
- NextCloud propose un module Deck qui pourrait au fur et à mesure remplacer Trello. D'autres modules sont disponibles, l'idée c'est de ne pas les activer tant qu'il n'y a pas d'usage avéré.

Quelles en sont les conséquences ?
- La mise à jour du chat. En effet, IndieHosters a besoin que ses contributeurs évoluent dans leurs contributions financière pour continuer à fournir un service de qualité. Or la version du chat actuelle est ancienne et les nouvelles fonctionnalités à venir apaiseront cet espace de discussion.
- Le service fourni par IndieHosters : support technique, haute disponibilité SLA (99,9%), sauvegardes quotidienne, lissés sur 30 jours. Même si c'était déjà le cas, la contractualisation renforce ce partenariat.
- L'ouverture d'un espace de stockage dédié à Optéos, sécurisé, pour tou.tes les entrepreneurs. Bien entendu, cela reste non-obligatoire, il n'y aura pas d'impact sur le fonctionnement actuel.
- Un confort + conséquent pour toutes les personnes membres du pôle Tech qui gère les outils & ressources du pôle. En effet, le lien entre le MediaWiki et les Wordpress avec le système d'authentification unifiée d'IndieHosters augmentera le confort des contributeurs.
- Aucune conséquence sur le pôle administratif, l'utilisation de Drive est tellement importante & ancrée que pour l'instant, on peut considérer que NextCloud n'est pas pertinent pour le pôle, au regard de ses usages.
Qui est directement impacté ?

L'impact direct est :

Benjamin en tant que contributeur interne à la maintenance interne d'Optéos qui pourra plus facilement interagir avec IndieHosters et se décharger de technologies qu'il ne pratique pas au quotidien,
aux membres du pôle Tech & Com', d'avoir un véritable espace adapté pour mener à bien les chantiers du pôle,
aux contributeur.ices qui manipulent une floppée d'outils différents, d'avoir un système d'authentification unifiée,

L'impact sur l'ensemble des entrepreneurs restera invisible puisque la gestion des comptes ne se fera plus à travers le Chat mais à travers l'outil de gestion des comptes utilisateurs (KeyCloack). Ils continueront d'accéder directement par le chat, à travers la même URL : chat.opteos.fr

Quels sont les avis des personnes directement impactées ?

Ok
Pas de sondage effectué sur les besoins de stockage de données pour les entrepreneurs.es d'Optéos, ça pourra être le cas dans un 2e temps.
IndieHosters ?

IndieHosters est une association, qui à travers ses contributeurs, regroupe 4 CAE : Coopaname, Oxalis, Optéos (3 au total) et Coodem. IndieHosters répond à un besoin majeur de souveraineté numérique, de robustesse, de stabilité, de sécurité et de changement d'échelle.

Avec plus de 10 000 utilisateurs, des mairies, des commerçants, des associations, des organisations parapubliques comme Météo France, IndieHosters a su se trouver une place et créer un environnement de travail sécurisé.

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Ce tarif de démarrage (et qui pourra être réajusté avec l'augmentation des usages) revient moins cher que le service Waybox qui va être résilié en décembre et qui offrait que la partie Drive mais de manière très peu sécurisée et fonctionnelle

A partir du moment où nous modifions significativement un outil de travail la décision doit intégrer l'avis des utilisateurs.
- C'est bien l'avis des utilisateurs (à savoir les contributeurs d'Optéos au sein des pôles com' & tech') qui demandent un espace de stockage partagé, en phase avec les valeurs d'Optéos dans les Communs.
Un temps doit pouvoir être laissé pour que celles et ceux qui sont impacté.e.s par la décision puissent poser leurs questions.
- La journée Optéos peut être un espace d'expression et d'échange. Quoi qu'il en soit, l'objectif c'est de répondre à un besoin et de ne pas imposer ou contraindre.
- Si l'usage actuel de Google Drive doit être conservé pour celles et ceux qui en ont le plus besoin, il doit continuer de vivre et il peut continuer de vivre.

Etat de la décision

Décidé

Par qui la délibération doit être prise ou a été prise ? A quel niveau j'estime que la délibération doit être prise ? <br> - Petit budget peu impactant -> le tchat <br> - Budget non négligeable décision potentiellement impactante -> conseil d'orientation <br> - Budget important décision stratégique -> framavox.

Le pôle lié à la proposition"Le pôle lié à la proposition" n’est pas dans la liste (Le référent de la proposition, Le Conseil d'orientation, Les cogérants, L'assemblée générale, Tous ceux intéressés, Tout le monde, Le cercle lié à la proposition, Le référent du cercle lié à la proposition) de valeurs autorisées pour la propriété "Décisionnaire"., Le référent du pôle lié à la proposition"Le référent du pôle lié à la proposition" n’est pas dans la liste (Le référent de la proposition, Le Conseil d'orientation, Les cogérants, L'assemblée générale, Tous ceux intéressés, Tout le monde, Le cercle lié à la proposition, Le référent du cercle lié à la proposition) de valeurs autorisées pour la propriété "Décisionnaire".

Calendrier pertinent de prise de décision Niveau d'urgence ou le calendrier pertinent de prise de décision sur cette proposition : :

7 janvier 2021