Présentation des tâches administratives
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Cette page est une archive concernant l’organisation mise en place par Simon dans les premiers mois de la réorganisation d'Optéos en 2017/2018. |
Contrôle de gestion / Comptabilité / Administratif[modifier | modifier le wikicode]
Cet espace vise à faire le suivi comptable de la structure, de la trésorerie globale. Il vérifie les comptes, veille à ce qu'il n'y ait pas d'erreurs (suivi des validation des devis et facture avec Patricia, etc...). Il fait le suivi des retards de paiements avec Patricia.
- Vérifier la trésorerie
- Notifier en cas de risque financier
- Action par les entrepreneur‧es : Faire un point eux-mêmes sur leur salaire pour simplifier le paiement
- Formation : Suivi des dossier formation
Finance et développement[modifier | modifier le wikicode]
Ce pôle vise à trouver des pistes de solutions pour faire évoluer OPTEOS. Par exemple, trouver des subventions, élaborer des partenariats etc.. Il est responsable d'animer les choix financiers et de veiller à la stabilité de la structure à ce niveau
- Rencontrer les partenaires (élus, etc...)
- Mettre en forme les propositions des membres sur les évolutions stratégiques...
Contribution des membres[modifier | modifier le wikicode]
Trouver des outils et des façons de faire pour motiver à la contribution, animer le collectif Opteos, organiser des moments conviviaux et de travail, etc...
- Animer les espaces de contribution (réunion téléphonique, temps de contribution en présentiel, mise à jour des outils de contribution
- Vérification que tous les pôles tournent et donc rôle de coordination globale !
- Faire le suivi des prises de décision et les animer (loomio, etc...)
- Organiser l'AG et l'AGE
RH[modifier | modifier le wikicode]
Suivi des entrepreneur‧es, de Patricia et Fatima au niveau RH (contrat, DU, mutuelle, etc..) et des prestataires d'Opteos
- Vérifier l'ensemble de l'état RH des entrepreneur‧es : DU, Contrat, Mutuelle.
- Annoncer les actions à tou‧tes.
Proposition de la règle des 3 pour travailler en équipe sur chaque espace [modifier | modifier le wikicode]
Une équipe de 3 contributeur‧rices assure la gestion de leur espace.
L'équipe est composé de 3 personnes qui sont remplacées par tiers tous les mois :
- Un‧e contributeur‧rice "référent‧e" : La ou le plus ancien‧ne, qui doit répondre aux questions de 2 autres contributeur‧rices et s'assurer que le suivi est fait
- Un‧e contributeur‧rice "actif‧ve" : Il ou elle gère l'ensemble des actions
- Un‧e contributeur‧e "initié‧e" : Il ou elle rejoint l'équipe et durant son premier mois, apprend en faisant avec la ou le contributeur‧rice "actif‧ve"
Les membres de l'équipe doivent s'assurer que tous les mois, un‧e nouvelle ou nouveau contributeur‧rice assurera le rôle de contributeur‧rice initié‧e. La ou le contributeur‧e actif‧ve devient référent‧e et l'ancien‧ne contributeur‧rice initié‧e, devient acti‧ve.
Si aucun‧e contributeur‧rice initié‧e n'a pu être recruté‧e, la rotation effectue une boucle, la ou le contributeur‧rice référent‧e reprend le rôle de contributeur‧rice entrant‧e jusqu'à ce qu'elle ou il ait trouvé un‧e contributeur‧rice entrant‧e pour le rôle d'initié‧e.
Autres notes - GERANCE[modifier | modifier le wikicode]
- Respect des dispositions légales et réglementaires applicables au droit des sociétés
- Respect des statuts
- Gestion financière de l'entreprise
Tâches du gérant[modifier | modifier le wikicode]
- Gestion de la banque (paiement salaire, frais, fournisseurs…)
- Actes d'administration (déclaration de TVA, Cerfa, Déclaration Unique d'Embauche, URSSAF, Courriers divers administration…)
- Respect de la règlementation fiscale et sociale
- Signer les contrats qui engagent la société (contrat de travail, contrat des clients entrepreneurs, convention financeurs publics…)
- Ester en justice
- Définition de Budget
- Gestion des Ressources Humaines et respect de la législation en matière du droit du travail
- Relation avec l'Expert Comptable, le Commissaire Aux Comptes et le Réviseur Coopératif
- Relation avec les Associés sur la vie sociale de l'entreprise
- Convocation Assemblée Générale annuelle approbation des comptes
- Organisation et animation des réunions d'associés
- Comités de Pilotage Annuels
- Conseil de Surveillance
POSTE DIRECTION[modifier | modifier le wikicode]
Gestion de Dossiers Financiers[modifier | modifier le wikicode]
- Montage des Dossiers de Demande de Subventions Publiques et Privées
- Dossiers de Bilan Quantitatif et Qualitatif aux partenaires publics
- Dossier annuel de demande d'agrément divers (SCOP, ESS)
Analyse des Données Financières[modifier | modifier le wikicode]
- Analyse financière mensuelle des comptes analytique de chaque entrepreneur (Trésorerie pour ordre de paie et remboursement Frais, Etat Créances Clients, Vigileance Résultat, Suivi des Stocks)
- Analyse Financière Mensuelle de la structure
- Contrôle des Participations (10%...)
Accompagnement Individuel et Collectif[modifier | modifier le wikicode]
- Accompagnement Individuel des entrepreneurs (Diagnostic, formation et conseils financiers (Grand Livre/Compte de Résultat/Balance Analytique),commerciaux, juridiques, élaboration de budget prévisionnel, intéressement et participation…)
- Accueil 1er rendez vous Diagnostic
- Animation des Ateliers Collectifs (Stratégie d'Entreprise, Plan d'Actions Commerciales, Négociation Commerciale, Droits et Obligations Formation Pro Continue, Conception des Outils de Communication…)
Gestion des partenariats[modifier | modifier le wikicode]
- Relations avec les partenaires de la création d'entreprises et autres (CCI, Euratechnologies, Jecréé…)
- Elaboration de partenariats
Communication interne et externe[modifier | modifier le wikicode]
- Interventions extérieures (Conférences Salons, Intervention partenaires création…)
- Rencontre avec la presse
- Communication Ecrite (Réseaux sociaux, article de presse…)
- Extranet Entrepreneurs
Gestion Juridique[modifier | modifier le wikicode]
- Analyse des Contrats d'Entrepreneurs et structure
POSTE CHARGE‧É D'ACCOMPAGNEMENT[modifier | modifier le wikicode]
Accompagnement Individuel et Collectif[modifier | modifier le wikicode]
- Animation de Réunions d'Informations Collectives
- Accueil 1er rendez vous Diagnostic
- Animation des Ateliers Collectifs (Négociation Commerciale, Conception d'Outils de Communication...)
- Accompagnement Administratif
- Communication
- Accueil physique et téléphonique
- Interne/Externe (Réseaux Sociaux, Communication Interne Entrepreneur‧es)
- Alimentation Site Internet
- Extranet Entrepreneur‧es
- Rédaction Catalogue des Ateliers (Consultation des Entrepreneur‧es et Partenaires)
Comptabilité[modifier | modifier le wikicode]
- Remise de chèques/Déplacement Banque
- Réalisation de Factures
- Contrôle Notes Frais
Gestion Juridique[modifier | modifier le wikicode]
- Demande de Couverture Assurance Responsabilité Civile et Professionnelle
Gestion des Moyens Techniques[modifier | modifier le wikicode]
- Location de Salles Planification
- Gestion des fournitures
- Dépôts chèques/Courriers
Gestion des données des entrepreneur‧es et élaboration de bilan quantitatif
Gestion et Elaboration du Bilan Pédagogique et Financier
COMPTABILITE/FINANCE[modifier | modifier le wikicode]
- Enregistrement Comptable
- TVA
- Paie
- Factures
- Tableaux de Bords
- Calcul des Participations 10%
- Calcul de l'Intéressement et Participation
- Liasse Fiscale
