Note de frais numérique
Gestion des frais par numérisation automatique avec application mobile.
Proposition de passer pour les CESA qui le souhaitent (dans un premier temps) à de la gestion de note de frais numérique à valeur probante (justificatifs papier qui peuvent être jetés)
Nous proposons d'utiliser la solution Cleemy. Vous pouvez la tester via les liens en bas de page.
Coût par note de frais : 4.50 HT + 1.25 HT pour la sauvegarde à valeur probante (Le tarif se réduit selon le nombre d'utilisateurs). Il est possible de créer une note de frais de plusieurs mois qui regroupe l'ensemble des frais (permet de ne payer qu'une fois la note de frais). Si pas de notes de frais, pas de coût pour Optéos. C'est sans engagement (on se retire quand on le souhaite et on peut exporter les données)
Prestation de mise en place : 949€ HT incluant une formation pour 5 personnes (demi journée à priori)
Techniquement, Louty continuera d'être complété, car les notes de frais seront envoyées dans Louty par une sorte d'API (développée par Florent Kaisser). Aucun changement au niveau des rapports de gestion
Avantages pour les entrepreneurs
- Gain de temps et de stress important : Remplissage automatique des frais soit avec l'application mobile par photo ou par glissé déposé de l'ensemble des pièces scannées (avec besoins d'ajustements après le chargement)
- Pas besoin de garder les justificatifs ou de les envoyer à Optéos une fois le scan réalisé.
- Guide pour le remplissage qui permet d'éviter les erreurs (règles qui peuvent être fixées comme la limite de remboursement par repas)
Avantages pour l'équipe admin
- Vérification plus rapide et agréable (l'application aide à la vérification avec un design avancé)
- Les justificatifs sont à côté des notes de frais (validation en un coup d’œil) avec les commentaires des entrepreneurs
- Plus d'envoi courrier avec risque de non prise en compte des règles.
- Moins d'erreurs
- Pas d'impressions
- Moins de soucis auprès des entrepreneurs pour réclamer les justificatifs ou les mettre en relation avec les frais.
- Les frais seront moins une difficulté pour les entrepreneurs et donc moins de retard.
- A priori, coût moins important que le temps nécessaire pour gérer cela.
Avantages pour la CAE
- Coût de gestion qui est réduit à priori pour la CAE et qui permet de faire le travail de vérification dans de meilleurs conditions.
- Possibilité de sortir quand souhaité : La valeur probante est valable sur tous les justificatifs passés dans la solution et elle reste sur ceux-ci même quand vous aurez quitté Lucca. Possibilité de télécharger tout au format PDF si jamais on décide d'arrêter de travailler.
Risques pour la CAE
- Risque que Louty ferme son accès à notre script d'importation (très peu probable et une API devrait être mise en place un jour)
Inconvénients pour les entrepreneurs
- Un nouveau compte pour gérer les frais autre que Louty (mais toute première application mobile dans la CAE)
- Risque que certains fassent les frais sur Louty si c'est pas expliqué suffisamment (car les frais resteront possibles sur Louty)
Inconvénients pour l'équipe admin
- Une nouvelle solution de gestion à s'approprier.
- Besoin de valider les notes de frais importées dans Louty : D'après Florent, cette action sera automatisable pour éviter d'avoir à faire la manipulation
Etat de la décision
Décidé
Par qui la délibération doit être prise ou a été prise ? A quel niveau j'estime que la délibération doit être prise ? <br> - Petit budget peu impactant -> le tchat <br> - Budget non négligeable décision potentiellement impactante -> conseil d'orientation <br> - Budget important décision stratégique -> framavox.
Le Conseil d'orientation, Le cercle lié à la proposition
Référent:
29 janvier 2021
Décision validée en 2022 au consentement dans le chat d'OPTEOS :
