Gestion des échanges internes
PRINCIPE[modifier | modifier le wikicode]
Les échanges internes sont utilisés chez Optéos afin de formaliser tous les échanges de prestation entre membres d’Optéos. Il s'agit d'une fonction du logiciel Louty.
Afin de valoriser l’échange coopératif, les échanges :
- ne sont pas soumis à la contribution de 11,5 %
- ne sont pas assujettis à la TVA
TYPOLOGIE[modifier | modifier le wikicode]
Plusieurs types d'échanges peuvent être formalisés par cette fonction du logiciel Louty :
| Type | Exemple |
|---|---|
| Entre un Membre A, appelé vendeur, et un membre B, appelé acheteur | Achat d'une prestation d'un membre à un autre, que la prestation soit facturée à un client ou non. |
| Entre un Membre A, appelé vendeur, et la structure Optéos, alors acheteuse | La rémunération d'une contribution d'un membre pour Optéos. |
| Entre un membre et une activité collective, chacun pouvant être vendeur ou acheteur | Facturation d'une prestation par une marque ouverte pour reventilation du CA aux membres (Lille Bike, La Bici, Comme Une Idée, Kpacité, Moodita, Pâquerette, etc) |
Note : les bons sont toujours réalisés de façon unitaire : un vendeur et un acheteur.
Dans le cas 3 de la marque ouverte, il y aura autant de bons que de membres vendeurs ous acheteur pour la marque ouverte.
LES CONVENTIONS[modifier | modifier le wikicode]
A partir du 1er décembre 2020, les conventions ne sont plus obligatoires. Il suffit de créer un bon pour formaliser un échange interne.
Il est toutefois possible d’utiliser les conventions pour au moins deux cas :
- l’existence d’un contrat négocié entre les membres et/ou la marque et/ou la structure qui échangent : la convention formalise alors l’existence de ce contrat ;
- la récurrence d’un bon – exemple un contrat mensuel – peut être formalisée par la création d’une convention "cadre " qui sera transformé en bons plusieurs fois selon la périodicité du contrat.
LES BONS[modifier | modifier le wikicode]
Vendeur et acheteur[modifier | modifier le wikicode]
Un bon peut être créé par l’activité vendeuse ou acheteuse, au choix. Toutefois, le "créateur" du bon est toujours le vendeur.
Le vendeur et l'acheteur doivent chacun valider le bon avant d'aller plus loin.
Échéances de règlement[modifier | modifier le wikicode]
Lors de la création d'un bon, choisir l'option "Règlement automatique à la confirmation du bon". Cela signifie que le montant du bon sera retirée du compte de l'activité acheteuse pour entrer sur le compte de l'activité vendeuse.
La seule condition est la validation réciproque du vendeur et de l'acheteur, l'administration Optéos validant de son côté la régularité du bon.
Ergonomie du bon[modifier | modifier le wikicode]
Les lignes du bon sont conformes à l'ergonomie générale Louty, et ressemblent donc comme deux gouttes d'eau aux lignes de gestion commerciale en version simplifiée : un seul article "INTAPPRO" et pas de TVA. Une description plus précise de la prestation peut être entrée en détail de ligne.
D'autres articles existent de façon plus spécifique à certaines activités d’Optéos : refacturation des ventes et du loyer de La Bici, refacturation d’achat de matières premières ou d’approvisionnements.
Les actions : changement d'état[modifier | modifier le wikicode]
Un bon créé est initialisé à l'état "Brouillon".
Dès que le bon est passé à l'état "A valider" par l'action du créateur du bon, l'administration le valide après Contrôle.
L'étape suivante réalisée par l'administration est la Confirmation, et se traduit par la réalisation de l'échange par la comptabilisation des écritures de débit et de crédit sur les comptes d'activité vendeurs et acheteurs..
Avoirs internes[modifier | modifier le wikicode]
Il est possible d’annuler un bon par la génération d’un avoir à partir du bon en question.
Une écriture comptable de régularisation est alors générée, et les règlements sont annulées pour les deux activités concernées par le bon.
CYCLE DE VIE DU BON[modifier | modifier le wikicode]
JANVIER 2021[modifier | modifier le wikicode]
L'année 2021 commence avec des modifications importantes dans l'utilisation des échanges internes. De nouveaux articles ont été créés afin de distinguer les différents cas de figure, permettant ainsi de gérer différemment :
- l'ajout du montant échangé dans l'assiette de calcul de la contribution coopérative de 10 %
- le calcul de la contribution coopérative et sa répartition dans l'échange de services entre activité
- la lecture de l'échange interne dans le rapport de gestion de l'activité
- la comptabilisation des échanges
CAS DE FIGURE[modifier | modifier le wikicode]
La contribution / utilisation du budget contributif Optéos[modifier | modifier le wikicode]
Un‧e entrepreneur·e vend une prestation à la structure Optéos, en utilisant un des budgets contributifs disponible de la CAE
Cf : la contribution rétributive chez Optéos
Exemples : accompagnement d'un‧e entrepreneur·e, animation d'un atelier de formation, contribution à une action de communication, d'administration, technique...
- L'entrepreneur·e est vendeur
- La structure Optéos est acheteur
- L'article à utiliser est INTCONTRIB
- La prestation de services vendue par l'entrepreneur·e sera créditée en produit sur le compte de son activité sous le compte 70609100 - Vente interne Budget contributif et débitée sur le compte de la structure Optéos sur le compte 6119100 - Achat interne Budget Contributif.
- Le montant de la prestation vendue apparait dorénavant dans les rapports de gestion au niveau du Chiffre d'Affaire
- Le montant de la prestation n'entre pas dans l'assiette de calcul de la contribution coopérative
- Aucune TVA n'est appliquée
L'échange de services entre entrepreneur·es[modifier | modifier le wikicode]
CAS 1 : Un‧e entrepreneur·e A vend une prestation à un client X, et partage une partie de la prestation avec un ou plusieurs autres entrepreneur·es Optéos (B, C, ...)
L'entrepreneur·e A facture son client de la totalité de la prestation, et le montant facturé entre dans l'assiette de calcul de la contribution coopérative 10 %.
Au moment de la refacturation des services entre entrepreneur·es sur cette facture, les entrepreneur·es n'ont plus besoin de se soucier du calcul de la contribution coopérative. Tout se passe automatiquement à partir du 1er janvier 2021
- L'entrepreneur·e A est acheteur
- L'entrepreneur·e B est vendeur
- L'article à utiliser est INTSOUSTR
- La prestation de services vendue par l'entrepreneur·e B sera créditée en produit sur le compte de son activité sous le compte 70609200 - Vente interne de prestation, et débitée sur le compte de l'entrepreneur·e A sur le compte 60492000 - Sous-traitance interne.
- Le montant de la prestation vendue apparait dans les rapports de gestion au niveau du Chiffre d'Affaire pour B, et au niveau des charges pour A
- Les montant de la prestation entrent dans l'assiette de calcul de la contribution coopérative, et se régularisent ainsi automatiquement.
- Aucune TVA n'est appliquée
Exemple :
A vend 1000 € à Client X : 100 € de contribution coopérative sont calculés sur son CA
A achète à B 500 € de prestation avec bon d'échange interne :
- 50 € de contribution coopérative sont retirés à son calcul initial (facture client)
- 50 € de contribution coopérative sont calculés pour B.
Total : 1000 € de CA, 100 € de contribution coopérative pour Optéos, 50 € pour A (100-50) et 50 € pour B.
Attention : la contribution coopérative est calculée au moment du fait générateur, donc à date de la facture client et du bon d'échange interne.
Cas de décalage :
- Facture A le 20/01/2021 de 1000€ : Contribution coopérative calculée par A = 100 € le 31/01
- Bon d'échange interne entre A et B le 10/02/2021 de 500 € : contribution coopérative calculée pour A de -50 € et de +50€ le 28/02
A noter que dans ce modèle d'échange, l'entrepreneur·e peut également être une activité collective.
CAS 2 : Un‧e entrepreneur·e A facture un ou plusieurs autres entrepreneur·es Optéos (B, C, ...) pour une prestation interne
Par ex : création d'un site web entre coopérateurs, réalisation d'un contenu graphique... (pour info, la prestation peut être fictive si on le veut, faut juste être au clair entre coopérateurices)
ici il n'y a pas d'intervention d'un client HORS optéos : TOUT se passe entre coopérateurices
- L'entrepreneur·e A est acheteur
- L'entrepreneur·e B est vendeur
- L'article à utiliser est INTPST
