Espaces

From Documentation Opteos

Contrôle de gestion / Comptabilité / Adminsitratif[edit | edit source]

Cet espace vise à faire le suivi comptable de la structure, de la trésorerie globale. Il vérifie les comptes, veille à ce qu'il n'y ait pas d'erreurs (suivi des validation des devis et facture avec patricia, etc...). Il fait le suivi des retards de paiements avec Patricia.

  • Vérifier la trésorerie
  • Notifier en cas de risque financier
  • Action par les entrepreneurs : Faire un point eux même sur leur salaire pour simplifier le paiement
  • Formation
    • Suivi des dossier formation

Communication[edit | edit source]

Ce comité vise à travailler sur la communication autour d'Opteos : faire vivre son site internet, les réseaux sociaux, faire connaître Opteos à l'extérieur, participer à des événements, des salons, pour présenter la démarche etc...

  • Animer le facebook / twitter
  • S'inscrire aux différents forums autour du travail

Finance et développement[edit | edit source]

Ce comité vise à trouver des pistes de solutions pour faire évoluer OPTEOS. Par exemple, trouver des subventions, élaborer des partenariats etc..Il est renponsable d'animer les choix financiers et de veiller à la stabilité de la structure à ce niveau

  • Rencontrer les partenaires (élus, etc...)
  • Mettre en forme les propositions des membres sur les évolutions stratégiques...

Contribution des membres[edit | edit source]

Trouver des outils et des façons de faire pour motiver à la contribution, animer le collectif Opteos, organiser des moments conviviaux et de travail, etc...

  • Animer les espaces de contribution (réunion téléphonique, temps de contribution en présentiel, mise à jour des outils de contribution
  • Vérification que tous les pôles tournent et donc rôle de coordination globale !
  • Faire le suivi des prises de décision et les animer (loomio, etc...)
  • Organiser l'AG et l'AGE

RH[edit | edit source]

Suivi des entrepreneurs et de patrcicia au niveau RH (contrat, DU, mutuelle, etc..) et des prestataires d'Opteos

  • Vérifier l'ensemble de l'état RH des entrepreneurs : DU, Contrat, Mutuelle.
  • Annoncer les actions à tous.

Accompagnement[edit | edit source]

Accompagner les entrepreneurs au niveau humain. Même si cela se fera de manière plus collective/pair à pair, il est important qu'un groupe se dédie à vérifier que chaque entrepreneur avance et vérifie qu'il ait un référent ou parrain et que ça avance (rendez vous individuel, etc...)

  • Faire un suivi individuel de chaque membre : Le recevoir, vérifier qu'il s'en sort, qu'il est accompagné par son parrain, qu'il a réponse à ses questions. Vérifier ses besoins en formation, en accompagnement, etc...L'aider à trouver des solutions.
  • Vérifier les devis et factures.

Proposition de la règle des 3 pour travailler en équipe sur chaque espace :[edit | edit source]

  • une équipe de 3 contributeurs assure la gestion de leur espace.

L'équipe est composé de 3 personnes qui sont remplacées par tiers tous les mois :

  1. Un contributeur "référent" : Le plus ancien, qui doit répondre aux questions de 2 autres contributeurs et s'assurer que le suivi est fait
  2. Un contributeur "actif" : Il gère l'ensemble des actions.
  3. Un contributeur "initié" : Il rejoint l'équipe et durant son premier mois, apprend en faisant avec le contributeur "actif"

Les membres de l'équipe doivent s'assurer que tous les mois, un nouveau contributeur assurera le rôle de contributeur initié. Le contributeur actif devient référent et l'ancien contributeur initié, devient actif.

Si aucun contributeur initié n'a pu être recruté, la rotation effectue une boucle, le contributeur référent reprend le rôle de contributeur entrant jusqu'à ce qu'il ait trouvé un contributeur entrant pour le rôle initié.


GERANCE


Respect des dispositions légales et réglemantaires applicables au droit des sociétés

Respect des statuts

Gestion financière de l'entreprise


Tâches du gérant

Gestion de la banque (paiement salaire, frais, fournisseurs…)

Actes d'administration (déclaration de TVA, Cerfa, Déclaration Unique d'Embauche, URSSAF, Courriers divers administration…)

Respect de la reglementations fiscale et sociale

Signer les contrats qui engagent la société (contrat de travail, contrat des clients entrepreneurs, convention financeurs publics…)

Ester en justice

Définition de Budget

Gestion des Ressources Humaines et respect de la législation en matière du droit du travail

Relation avec l'Expert Comptable, le Commissaire Aux Comptes et le Réviseur Coopératif


Relation avec les Associés sur la vie sociale de l'entreprise

Convocation Assemblée Générale annuelle approbation des comptes

Organisation et animation des réunions d'associés

Comités de Pilotage Annuels

Conseil de Surveillance


POSTE DIRECTION


Gestion de Dossiers Financiers

Montage des Dossiers de Demande de Subventions Publiques et Privées

Dossiers de Bilan Quantitatif et Qualitatif aux partenaires publics 

Dossier annuel de demande d'agrément divers (SCOP, ESS)


Analyse des Données Financières

Analyse financière mensuelle des comptes analytique de chaque entrepreneur (Trésorerie pour ordre de paie et remboursement Frais, Etat Créances Clients, Vigileance Résultat, Suivi des Stocks)

Analyse Financière Mensuelle de la structure

Contrôle des Participations (10%...)


Accompagnement Individuel et Collectif

Accompagnement Individuel des entrepreneurs (Diagnostic, formation et conseils financiers (Grand Livre/Compte de  Résultat/Balance Analytique),commerciaux, juridiques, élaboration de budget prévisionnel, intéressement et participation…) 

Accueil 1er rendez vous Diagnostic

Animation des Ateliers Collectifs (Stratégie d'Entreprise, Plan d'Actions Commerciales, Négociation Commerciale, Droits et Obligations Formation Pro Continue, Conception des Outils de Communication…)


Gestion des partenariats

Relations  avec les partenaires de la création d'entreprises et autres (CCI, Euratechnologies, Jecréé…)

Elaboration de partenariats


Communication interne et externe

Interventions extérieures (Conférences Salons, Intervention partenaires création…)

Rencontre avec la presse

Communication Ecrite (Réseaux sociaux, article de presse…)

Extranet Entrepreneurs 


Gestion Juridique

Analyse des Contrats d'Entrepreneurs et structure



POSTE CHARGEE D ACCOMPAGNEMENT


Accompagnement Individuel et Collectif

Animation de Réunions d'Informations Collectives

Accueil 1er rendez vous Diagnostic

Animation des Ateliers Collectifs (Négociation Commerciale, Conception d'Outils de Communication...)

Accompagnement Administratif


Communication

Accueil physique et téléphonique

Interne/Externe (Réseaux Sociaux, Communication Interne Entrepreneurs)

Alimentation Site Internet

Extranet Entrepreneurs

Rédaction Catalogue des Ateliers (Consultation des Entrepreneurs et Partenaires)


Comptabilité

Remise de chèques/Déplacement Banque

Réalisation de Factures

Contrôle Notes Frais


Gestion Juridique

Demande de Couverture Assurance Responsabilité Civile et Professionnelle


Gestion des Moyens Techniques

Location de Salles Planification

Gestion des fournituures 

Dépôts chèques/Courriers


Gestion des données des entrepreneurs et élaboration de bilan quantitatif

Gestion et Elaboration du Bilan Pédagogique et Financier


COMPTABILITE/FINANCE

Enregistrement Comptable

TVA

Paie

Factures

Tableaux de Bords

Calcul des Participations 10%

Calcul de l'Intéressement et Participation

Liasse Fiscale