Artefacts

 Sujets à discuter : 

• Mutualisation sur les outils de formations (dont création de Mooc en ligne partagé) : Mieux optimiser les salles de formation, les coûts d'intervention. 

• Comment accompagner avec des petites CAE qui ne peuvent avoir de nombreuses formations

• Outil autonomie

• Référencement des profils des entrepreneurs

• Accompagnement : Fiches accompagnement et quel dispositif mettre en place

• Document de présentation de la CAE

• Réseau de partage (Copea, CPE, etc...)

• Quelle sauvegarde de vos données ? De l'ERP ?

• CAC ?

• Gestion des congés : 2 jours et demi.
• Question à poser pour les tickets restaurant : Est ce une grosse charge ? 

Autres questions

• Ticket repas du midi est il acceptable ? 

• 
  

Ressources :

• Modèle de feuille d'emergement

La Gouvernance

La gouvernance est cruciale dans ce type de structure puisque les membres de la coopératives sont concentrés sur le développement de leurs activités économiques alors même qu'ils ont choisis d'entreprendre dans un espace collectif, la SCOP, qui a besoin d'eux, de leur implication pour exister. Pour rappel la loi oblige chaque coopérateur à devenir sociétaire dans les trois ans de la signature de leur contrat (CAPE inclus) faut de quoi ils seraient licenciés. Il faut donc trouver un équilibre entre les sollicitations de la coop et les obligations dont elle se dote, et le temps que vont consacrer les entrepreneurs à leur projet.

La contribution au projet de la coopérative (temps, argent...) doit donc être compris par les entrepreneurs faut de quoi ils ne se mobiliseront pas, ne seront pas présents dans les différentes instances de gouvernance. L'identité de la coopérative se construit à cet endroit, dans la recherche de cet équilibre. Les rencontres avec les entrepreneurs doivent donc être préparée et leur valeur ajoutée lisible pour tous, la forme des réunions savamment pensée...

CO+CA+AG

Les CO/mois/territoire

Les comités d’orientation (CO) sont des réunions mensuelles conviviales, sur chaque territoire, qui rassemblent l’équipe administrative, les entrepreneurs salariés associés et les entrepreneurs accompagnés. Ces réunions traitent du projet de la Coopérative d’Activités et d’Emploi. Ce sont des temps d’échange et de débat  autour de l’évolution de la coopérative,  de son fonctionnement, de ses projets, des projets collectifs portés par  les coopérateurs. L’ordre du jour des CO est transmis au moins une semaine avant la date de la réunion et chacun peut y proposer des sujets pour l’enrichir.

Contenus :

• réfléchir sur des sujets sans prendre de décision officielle mais des orientations
• se connaître entre membres de la coopérative
• se mettre à jour sur les enjeux de la coopérative, ses projets
• découvrir la coopérative pour ceux qui n'en seraient pas encore membre

Les CA 3Xan

Les conseils d'administrations n'ont en fait pas d’existence légale dans les SARL. Cela dit nous avons fait le choix d'avoir ce type de rencontre pour ne pas limiter nos échanges, débats et votes, aux seules AG. De facto nous fonctionnons dans les CA sur le même schéma que dans les AG.  

Contenus :

• réfléchir sur des sujets particuliers
• prendre des décisions de gestion courante. Comme réaliser des arbitrages de budget

L'AG en juin

C'est l'instance décisionnelle par excellence de la coopérative. Elle a lieu une fois par an et rassemble chez nous l'ensemble des coopérateurs. Seuls les sociétaires votent à l'AG.

• valider les comptes
• valider le bilan moral et financier
• élire les nouveaux sociétaires
• vote du programme d'accompagnement
• reconduire les gérants dans leur mandat
• intervient également en amont de l'AG le Conseil de Surveillance qui rapporte aux sociétaires les informations qu'il juge utile
• mais aussi le Commissaire aux Comptes

Communication / partage d'informations

La communication bien organisée est essentielle au sein de la coopérative pour différentes raisons :

• cela permet de rendre compte de l'activité de la coopérative et de celle des coopérateurs, donc elle contribue à la création d'une identité collective,
• sans communication, pas de veille partagée, qui permet par exemple de se construire des références communes et donc d'améliorer la communication entre entrepreneurs et avec l'équipe admin
• cela facilite la coopération du fait des échanges entre membres de la coopérative
• une structure bien outillé sur les aspects de la communication permettra nécessairement de gagner du temps à un moment ou à un autre

Nos outils

=> communication instantanée, thématique/générale, privé/publique

• échanges Chat : Slack / framateam : https://framateam.org/artefacts/

=> partage d'information, pour se repérer dans la coopérative, pour rendre compte d'informations spécifiques

• Wiki V1 : http://documentation.artefacts.coop/index.php?title=Accueil
• Wiki V2 : http://aiguillage.artefacts.coop/

=> pour partager des fichiers (entre équipe admin et entrepreneurs, entre tous les entrepreneurs et entre des groupes d'entrepreneurs)

• Cloud : https://cloud.artefacts.coop/

Les RH

Internes

• 1 comptable + co-gérant
• 1 chargé d'admin
• 1 assistant admin
• 1 bout de chargé d'accompagnement par territoire (Tours, Orléans, Blois, Bourges) : entre 50% et 80%
• 1 bout de chargé de dev éco + co-gérant

Externes

• expert comptable
• commissaire aux comptes

L'accompagnement

L'accompagnement porte à la fois sur le développement de l'activité du porteur de projet mais aussi sur sa capacité à agir au sein de la coopérative, dans ses instances.

L'accompagnement est au coeur du projet de la coopérative. Il est même rappelé dans la loi comme étant obligatoire. Le programme d'accompagnement devrait être voté à l'AG. L'accompagnement tient essentiellement du coaching. C'est d'abord un soutien des porteurs de projets dans leur démarche d'entrepreneur soit un accompagnement dans le développement de leur projet, dans le phasage de leur projet. Une grosse partie du travail consiste donc à les faire entrer dans la posture de l'entrepreneur (organisation, méthode, attitudes, comportements). L'accompagnement est nécessairement différencié suivant l'état de maturation du projet et du porteur de projet.

Concernant la partir de l'accompagnement qui s'intéresse à la place du salarié au sein de l'entreprise, les enjeux sont très différents puisqu'il s'agit d'accompagner les entrepreneurs à devenir sociétaires et dans une moindre mesure à être en capacité à agir au sein du collectif, support au développement de leur projet individuel. Cette partie de l'accompagnement peut-être beaucoup plus ardue et demande sans nul doute d'autres types de compétences de la part des chargé d'accompagnement. Ce travail peut-être appuyé par le ou les gérants.

L'intégration

• de la rencontre info ressource > transmission du mode d'emploi
• participation à un CO (obligatoire)
• le diag plus poussé (repérer les besoins) / le choix du CAPE ou CESA
• l'ouverture des comptes outils, présentation des outils, compta...

La formation

• les formations socles obligatoires (sociétariat et outils collaboratifs)
• les autres (comm papier, oral, web, finances, marchés publics...)
• => inscriptions en ligne sur la base d'un programme au trimestre

L'intégration dans des projets

• au sein de pôles / au choix, participation à plusieurs pôles possible
• directement dans des projets portés par les plus vieux, à l'initiative des plus jeunes, au du pôle admin

L'incubateur

• par les pairs, le pôle conseil = 3 jours à bloc pour analyser la stratégie de développement professionnelle
• objectifs = fixer une feuille de route de trucs à faire pour avancer, identifier les ressources à mobiliser, les indicateurs de réussite

Les rendez-vous

• individuels / coaching
• collectifs et collectifs thématiques (conf call marchés publics)

Les autres leviers

• les résidences internes
• les pôles de services (makers, dev, médiation, artisans, conseil, 3D)
  • R&D
  • échanges de compétences
  • commercialisation

• les projets d'investissements

La présence des entrepreneurs dans des espaces de travail partagés est intéressantes pour plusieurs raisons :

• elle facilite la rencontre, l'interconnaissance, la coopération
• elle stimule les entrepreneurs dans le développement de leur projet, leur activité de prospect, leur envie d'avancer
• elle les aide à développer des comportements et des attitudes qui sont attendus pour des entrepreneurs

Visualisation de l'erp. / 3 catégories de gens :

L'ERP vient soutenir notre travail collectif. Il nous fait gagner du temps et sécurise nos échanges d'information, la gestion de certaines données (commerciales, suivi des entrepreneurs notamment)

Entrepreneurs

• édition devis /facture
• suivi des paiements

Equipe d'appui

• création d'une fiche perso entrepreneur / rattachement éventuel à un Pôle d'activité
• suivi des rendez-vous individuels et collectifs
• création d'un référentiel de compétence : Elaborer son projet, financer son projet, promouvoir son projet, vendre mon projet, transmettre mes compétencse, développer son activité à l'international, s'intégrer dans la vie coopérative....
• production de statistiques de suivi

Comptabilité et social

• suivi
• exports

L'outil NextCloud : https://cloud.artefacts.coop/

Artefacts et entrepreneurs /

• appels d'offres
• ressources documentaires
• formations
• bases de données
• revue de presse
• supports de communication

• la vie des Pôles
• les lieux
• les projets collectifs

Artefacts et admin

• le BP
• les doc admin (assurance, expert, Kbis, statuts...)
• le suivi individuel (fiches de diag)
• demande de financements
• bilans
• suivi courrier
• gestion RH

Le partage d'appel d'offre / DLA / 

Espace de documentation partagé pour les appels d'offre et DLA.

Outil de veille de ces appels d'offre sur http://veille.artefacts.coop avec liste des sources : Outil pédagogique

La gestion admin des formations

Processus de formation : Partage sur le fonctionnement Datadock.

Partage de documents : toutes nos formation (socles et celles des entrepreneurs = Calcul du coût de revient...)

Création d'un catalogue : Utilisation de fichiers SLA avec Scribus qui sont regroupés pour une mise à jour rapide, pour intégrer de nouvelles propositions. 

Le catalogue papier ne joue pas le même usage. 

Dossier de suivi de formation envoyé aux participants. Permet de faire la convention (c'est la convention qui est envoyé).

Modèle de convention.

Dossier d'accueil 

• ==== Scribus : Document de base (à adapter pour Opteos) ====

• Encourager, stimuler .Eviter le trop de pression (pas de calcul sur les objectifs des entrepreneurs).

L'administratif

Les chèques déjeuners :

Besoin de justifier 7h consécutives.

A partir d'une mi temps, autorisé (sur 2 journées complètes)

Pas soumis à cotisation. Permet de faire autre chose avec. Par contre, ils n'ont plus le droit de passer des frais en repas. 

Plus souple car une facture de nourriture 

Note de frais restaurant : Doit être lié à une activité professionnelle

Frais rééls sur impot sur le revenu. 

On peut arrêter de les donner si l'activité ne va pas très bien.

Les adhésion :

CGSCOP

URSCOP 

+ prestation de révision coopérative

Le financier

Le modèle économique

• Mutualisation = 10 % du Chiffre d'affaires hors taxe. Sans prendre sur les sous traitance. Avec la RCP. Sauf gros achat. 2,50 payés si pas de facture. Médecine du travail pas comprise.
• sub publiques entre 40K€ et 50K€ par établissement (département)
• statutairement :
  • 40% retourne à la coop
  • 60% aux salariés

• le BP est construit hors CICE

Le suivi financier

• suivi des 10% mois/mois
• analyse du CA
• extrapolation du résultat dès le 1er janvier
  • sur la base du BP
  • réalisé
  • extrapolé

• Au 30 juin, bilan avec l'aide de l'expert + Commissaire aux comptes
• budget fin d'année :
  • pour l'équipe admin/support, si à la fin de l'année, le budget est équilibré, tout ce qui vient de ton activité, en prime à la fin d'année /
  • Echange sur les fins queues de budgets pour réduire le résultat Net : en général 1/ du CICE cramé et l'autre consolide le résultat Net de la coop

Les divers coûts

• Commissaire aux compte : Obligatoire car organisme de formation :
  • total bilan : 230 000 € ;
  • chiffre d’affaires net ou ressources HT : 153 000 € ;
  • nombre moyen de salariés : 3.

• Notre comptable : 9€ par bulletin de paie (chez Artefacts :
• Logiciel CIEL : 1200  + 600
• Révision coopérative : 2 jours par an. Tous les 5 ans
• adhésions : 50% réduction CG SCOP / URSCOP. Calculé selon les ETP. (6000 en tout, négocié à 3000)

Opteos : Pas d'adhésion à l'urscop.

US SCOP

Frais : Bareme Ursaf pas obligatoire. Fisc

• Capital : consolidé par les réserves. Résultat consolidé par les fonds propres.

• 37K€ € euros / Fonds propres (Réserves légales que l'on peut pas incorporer et réserves que l'on peut réinjecter dans le capital)

• Les clients ne demandent pas spécialement le capital

Développement économique

Le développement des Pôles : http://aiguillage.artefacts.coop/?LesP

• un pôle est un club
• des pôles peuvent choisir d'aller vers la construction de "stratégies d'entreprise" dans l'entreprise
• de marque = Studio Web, pôle 3D, Médiation culturelle et scientifique, Conseil, Artisans, Makers, Transmission,

Organisations spécifiques pour certains autour de 3 axes :

• R&D
• l'échange de compétences
• la commercialisation

Notamment pour le Studio Web :

• stratégie SSII
• stratégie éditeur de solutions
• apporteur d'affaires

Travailler l'INTERPOLE

La veille économique : https://veille.artefacts.coop/

• sur des financements publics
• privés
• sur de la recherche
• à titre pédagogique
• réfléchir sur la manière d'organiser le travail à plusieurs pour répondre à des AP, AO

Travailler la présence sur les territoires

• se rapprocher des autres acteurs, des habitants, faire émerger des besoins
• accompagner les initiatives

Mettre en partage les réponses aux AO/AP

Sur le cloud, deux répertoires à chaque fois : la commande/la réponse !

Veillle / Lobbying

Construire des stratégies bien choisies pour être au fait des sujets du territoire et aussi en relation avec les techniciens et les décideurs pour sentir les mouvements/tendances et aussi, si possible, peser, orienter...parce qu'il nous utilisent quand nous fonctionnons, ce peut-être un retour des choses...

D'autres éléments d'orga

Structure juridique ?

Actuellement nous : SARL/SCOP/CAE

Si passage en société (SA) : 285€ par sociétaire.

Formation :

Droit à la formation en interne avec leur OPCA

Forfait de 350 € pour les formations socles pour les animateurs (internes ou externes).

Rémunération des stagiaires 

FormCoop : Formation spécial aux coopératives : Urscop, formation sociétaire, etc...

Obligatoire : Outils collaboratifs = connaissance des outils / sociétariat = histoire des SCOP et notre modèle de gouvernance

http://documentation.artefacts.coop/index.php?title=CA_de_juin_2017#14h-15h_ATELIER_SOCI.C3.89TARIAT 

Gestion des congés :

2 jours et demi par mois : 

Questions ?

Document unique

• Informer des risques mais ne pas préconiser.

A faire avec Artefacts

Récupérer dossier avec les formations (fait) 

Dossier de suivi de formation envoyé aux participants. Permet de faire la convention (c'est la convention qui est envoyé). (fait) 

Modèle de convention. (fait)

Dossier d'accueil (fait) 

Document Scribus (fait)

A faire avec Opteos 

Médecine du travail pas comprise : Modifier 2,55.

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