Gérer son activité au sein d'Optéos - Du devis au paiement de la facture

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À privilégier par rapport au mail.

Le processus de gestion de l'activité :[modifier | modifier le wikicode]

J'ai un contact avec mon client. Je lui fais une proposition commerciale et/ou le devis et je négocie.

Il me valide un montant en signant ma proposition commerciale / OU / Il me valide un montant à l'oral ou par e-mail.

Je réalise le devis sur Louty.

  1. Lorsque vous créez un client ; le client est l’entreprise et le contact c’est l’interlocuteur 
  2. Vérifiez que l’intitulé "Membre d'Optéos en CAPE depuis [date]" est présent en pied de page dans l’onglet identité visuelle, paramétré dans l'onglet Activités.
  3. Remplacez "Prestation services 20 %" par l'intitulé de l'article (votre prestation).
  4. Précisez dans détails la date de mission prévue si vous en avez connaissance.
  5. Pensez à ajouter une date de validité et d'acceptation si le devis a déjà été accepté.
  6. Vous pouvez intégrer en pièce jointe la proposition commerciale ou le bon de commande. N’oubliez pas d’enregistrer votre devis sinon vous ne pouvez pas intégrer de pièce jointe.

Attention si vous souhaitez facturer une prestation qui a lieu avant l’ouverture de votre statut, demandez à l’équipe Optéos.

Je clique sur vérifier.

Je clique sur transmettre.

Si vous vous rendez compte d’une erreur après avoir transmis, envoyez un mail pour avertir l’équipe Optéos de ne pas valider la pièce. Lorsque vous êtes autonome, vous pouvez demandez à Optéos des droits de validation jusqu'à un certain seuil financier.

L'équipe Optéos s'assure que votre pièce est réglementaire et la valide.

Si je n’avais pas fait signer de devis à mon client, je peux en profiter pour l’imprimer et l’envoyer à mon client.

La signature n’a rien d’obligatoire et de nombreux‧ses indépendant‧es ne font pas signer leurs devis. Si vous rencontrez un problème avec un client, celui-ci peut exploiter le fait de ne pas avoir signé de contrat pour ne pas vous payer. Au niveau réglementaire, le devis est obligatoire au-delà d’un montant de 1500 euros

Je réalise la prestation

Vous pouvez changer un certain nombre d’informations par rapport au devis initial mais vous ne pouvez pas réaliser une facture d'un montant supérieur au devis initial. Vous pouvez cependant facturer seulement une partie du devis initial.

Avoir : si pour différentes raisons, vous ne facturez pas la totalité de la mission au client, vous réalisez un avoir qui indique le montant déduit de la facture (montant négatif). Cette manipulation sert à assurer le suivi comptable de votre activité.

Je clique sur transmettre

Si vous vous rendez compte d’une erreur après avoir transmis, envoyez un e-mail pour avertir l’équipe Optéos de ne pas valider la pièce.

Je clique sur imprimer et je transmets la facture à mon client.

Légalement, la facturation ne peut avoir lieu qu'une fois la prestation réalisée.

Si vous vous êtes mis d'accord avec votre client pour le paiement d'une partie de la prestation au début ou au cours de celle-ci, il s'agit d'un acompte.

Vous pouvez transformer votre devis en acompte, ainsi votre facture finale intégrera l'information du règlement d’éventuels acomptes. Pas besoin d'ajouter de RIB, il est intégré automatiquement à vos factures (votre client règle le montant à Optéos).

Votre client règle le montant à Opteos

Optéos retire la TVA (le cas échéant) et votre règlement de 10,65 % dédié au fonctionnement de la structure, duquel seront déduits les frais d'approvisionnement ou la sous-traitance.

Une partie de la TVA sera ensuite récupérée sur votre compte si vous avez des frais ou achats avec de la TVA récupérable.↓

Vous pouvez suivre votre trésorerie et l’état de votre activité sur Louty

Pour comprendre les différents prélèvements sur votre chiffre d'affaire : La petite histoire des euros facturés !

Factures et devises[modifier | modifier le wikicode]

La gestion des devises consiste à :

  1. établir une facture en multi-devises : en dollar en l’occurrence, avec un taux de conversion jour --> écriture comptable en dollar et euro
  2. entrer le règlement avec le taux de conversion du jour du règlement --> écriture comptable en dollar et euro
  3. calculer automatiquement une perte ou un gain de change suivant l'écart de conversion entre la facture et le règlement
  4. établir en fin d'année un état des dettes en devises, actualisé au taux de conversion du dernier jour de l'exercice comptable.

Cela peut bien sûr se faire manuellement : 

  • Marc-Antoine fait ses factures en dollar, les saisis sur Louty en euro, après conversion au taux du jour de facture
  • Patricia gère les écarts de conversion sur un tableur, et passe les écritures manuellement
  • L'écriture de fin d'année se fait avec l'expert-comptable.