Fonctionnement KPA

Inscription[modifier | modifier le wikicode]

Pour chaque nouvelle ou nouveau coopérant‧e :
- L'inscription se fait ici : https://gyroscop.opteos.fr/kpacite/ avec l'envoi des pièces via le formulaire. Dès réception de la demande par Optéos (ce qui prend un peu de temps), une confirmation vous ait envoyé. En cas de problème contacter la coordinatrice du suivi administratif et financier des KPA : kelly.debuf@opteos.fr
- Après que l'inscription vous soit validée, la fiche navette permettant de faire le lien avec la MACIF concernant les questions d'assurances, est mise à jour et envoyée pour validation à la MACIF. Ce qui permet d'assurer, pour chacun des KPA, les activités des coopérants. Attention toutefois à ne pas commencer votre activité avant le retour positive de la MACIF.
- Votre contrat CAPE est ensuite envoyé électroniquement (généralement, il est envoyé à l'adresse mail du futur coopérant, à la personne qui tient le rôle de référent administratif du KPA et à la coordinatrice du suivi administratif et comptable des KPA). Après qu'une lecture du contrat, surtout concernant vos informations personnelles est faite, une signature électronique est nécessaire (signer, valider puis faire terminer le document). Si cette signature électronique est impossible, vous pouvez imprimer le contrat, le signé puis nous le renvoyer par la poste ou par mail après avoir scanné votre contrat.
- Attention toutefois aux délais, en effet, en cas de délais trop importants, le contrat peut être à refaire pour changer la date de début de contrat.

Paie[modifier | modifier le wikicode]

Un mail est envoyé au début de chaque mois à l'ensemble des référents des KPA pour indiquer la date jusqu'à laquelle les demandes de rémunération des coopérants peuvent être prises par Optéos. Les demandes sont ensuite transmises par la coordinatrice du suivi administratif et comptable en paie. Toutes les demandes faites après cette date ne sont pas prises en compte (sauf situation exceptionnelle).
Une fois que les paies sont effectuées, un mail est transmis au référent de chaque KPA avec l'ensemble des fiches de paie de leurs coopérants. Si aucune demande de rémunération n'a été effectuée les fiches de paie seront à 0, mais c'est important de bien les transmettre aux coopérants en cas de contrôle.
Pôle Emploi est informé de la création du contrat. Aussi, toujours déclarer à 0 en terme de revenus et de temps de travail même s'il y a eu du travail en tant que coopérant‧e, et tant qu'il n'y a pas de paie au-delà de 0. Une fois qu'il y a un revenu, il faut déclarer le temps de travail équivalent au nombre d'heures payées.

Contribution[modifier | modifier le wikicode]

OPTEOS prend 10,65 % sur la marge brute (CA, moins la sous-traitance et les achats d'approvisionnement).

Gestion des achats et frais[modifier | modifier le wikicode]

Essayer de faire une note de frais par prestation pour vous faciliter le suivi comptable.
Toujours faire les factures au nom d'OPTEOS au moment des achats (voir adresse : Optéos - Parc Euratechnologies, 165 Avenue de Bretagne, 59000 Lille)
Au niveau de la trésorerie, prévoir une carte bleue type compte Nickel.
Achats individuels ?
- Quels critères ? Quelles limites ? Permis ?
  - 20% du coût global si actif depuis 6 mois.
  - Si actif + projet concret avec assurance que le matériel reste.
  - Possibilité de sortir et créer un CAPE classique avec l'accompagnement OPTEOS
    - Fonctionnement dès lors avec les frais classiques
Exemples de la procédure pour les frais utilisée chez KPAMoulins

Le développement des activités économiques entraîne forcément des dépenses de deux ordres :

l’achat de matières premières incorporées dans le bien vendu
les dépenses de fournitures ou déplacement...

Pour un contrat CAPE classique, ces dépenses sont imputées sur sa tréso et il envoie des notes de frais à Opteos pour se faire rembourser. Cette gestion individualisée n’est pas possible et surtout pas forcément souhaitable pour un KPA.

Plusieurs options ont été validées aujourd’hui avec notre expert comptable :

La structure associative qui accompagne le développement des activités peut prendre à sa charge ces frais et rembourser les coopérant.es sur production de justificatifs et selon ses propres règles. Le point de vigilance concerne surtout la bonne compréhension, par les coopérant.es, du calcul d'un prix "rentable" et de la participation financière de l’association dans le modèle économique des activités. Pas besoin de remontée d’infos côté Opteos.
Une refacturation globalisée et a posteriori des frais, de l’association vers Opteos, est possible à condition d’être détaillée et basée sur des justificatifs. Dans ce cas de figure, les remboursements individuels aux coopérant.es sont fait par la structure associative.
Mise en place d’une carte bleue couplée au système numérique de gestion des frais "cleemy". Dans ce cas, une CB par KPA qui permet de faire une avance de frais et d’enregistrer directement les justificatifs dans l’application cleemy.
Si aucune des solutions précédentes n'est mise en œuvre, la production d'une note de frais dans louty doit se faire à partir du compte individuel qui est associé au compte du KPA dans louty. C'est donc cette personne qui reçoit le remboursement... Ca peut vite devenir compliqué dans les grandes équipes.

Vente[modifier | modifier le wikicode]

Gérer son activité au sein d'Optéos - Du devis au paiement de la facture
Paiements : Toujours avoir une rentrée d'argent en face de la facture (espèces, liquide, chèque). CB possible avec SumUp. Si possible une facture par type de paiement.
Possible de regrouper tous les clients sur une seule facture avec clients divers, sauf si les clients ont demandé une facture individuelle.
Possible d'utiliser un facturier papier. Si il y a eu une demande de facture, il faudra la reporter dans Louty.
Pour l'utilisation de SUMUP :
- Il faut bien mettre la boite mail opteos et non celle des kpa pour que tous les paiements soient au même endroit . Et prévenir l'équipe ADMIN avant la mise en service pour qu'ils puissent configurer le compte avec vous.

Répartition[modifier | modifier le wikicode]

Pour chacun des KPA, un seul compte est créé dans Louty (il est possible d'en créer d'autres si besoin, mais une discussion avec Optéos est préalablement nécessaire). Ce qui entraîne le besoin d'utiliser des outils de répartition collective .
- Modèle de répartition collective des prestations
- Exemple de répartition libre
Si vous souhaitez vous former ou en savoir plus sur l'utilisation de ces modèles, vous pouvez contacter directement la coordinatrice du suivi administratif et comptable des KPA.

Trésorerie[modifier | modifier le wikicode]

Pour que les coopérants puissent avoir de la trésorerie provenant d'OPTEOS : Faire la facture d'accompagnement OPTEOS en début d'année et se faire payer tout de suite. Ce qui permet ensuite d'utiliser cette facture pour leur donner une année de trésorerie. Et à la fin de l'année de récupérer la trésorerie pour faire rentrer dans les comptes d'Opteos l'argent par une écriture comptable entre le compte kpa et celui d'opteos (quitte à refaire la même manip l'année suivante si l'équipe n'a toujours pas réussi à se créer une petite trésorerie. C'est finalement ce que l'on a fait pour KPA Boulogne cette année.

Une fois que la répartition entre les différents coopérants du KPA est effectuée, à l'aide d'un des modèles ci-dessus, il faut venir faire la trésorerie de chaque coopérant individuellement.
En effet, chacun des KPA a chez Optéos une seule trésorerie et pour qu'Optéos puisse savoir comment est répartie cette somme entre les coopérants et donc ne pas donner trop à l'un et pas assez à l'autre , il faut lui transmettre le suivi qui doit être effectué dans chacun des KPA. Modèle de trésorerie individuelle
Petits conseils :
1. Bien retranscrire, chaque mois et pour tous les coopérants, dans la ligne rémunération, le total versé mensuel que l'on retrouve dans les bulletins de salaire des coopérants.
2. Bien mettre dans la trésorerie individuelle les factures qui sont réglées par les clients, car si les clients n'ont pas payé, l'argent n'est pas disponible dans la trésorerie.
3. Contacter la coordinatrice du suivi administratif et comptable des KPA, pour une présentation du modèle.

Accompagnement OPTEOS[modifier | modifier le wikicode]

Démarrage d'un groupe avec OPTEOS : 1500€ jusque 10 personnes

Sumup[modifier | modifier le wikicode]

Boitier à acheter (et passer en frais si besoin)

Opteos a un accès qu'il partage. Il faut créer un employé pour limiter les accès

Mineurs 16-18[modifier | modifier le wikicode]

Autorisation parentale à adapter à votre KPA-Cité

Si à la charge des parents au niveau du foyer fiscal et que les parents perçoivent des prestations CAF en raison de la présence du jeune dans son foyer fiscal, les parents doivent bien déclarer les revenus. Cela aura donc une incidence sur les prestations. Si ce n'est pas fait, les informations seront recoupées à un moment par la CAF, avec le risque de rembourser un trop-perçu.

Carte de commerçant ambulant + Carte Métro[modifier | modifier le wikicode]

Opteos possède une carte de commerçant ambulant.

Opteos possède aussi une carte métro.

Spécificités KPACITE[modifier | modifier le wikicode]

KPA Mons[modifier | modifier le wikicode]

Facturation des 10;65% en fin de chaque année car ce n'est pas pris en compte dans le calcul.

KPA Arras[modifier | modifier le wikicode]

Au sein d'un restaurant.
Animation par Stéphane Efoua.
Recrutement en fin d'année d'une personne en charge.
Âge moyen 30 - 35. Personnes avec un peu d'expérience.

Ce que n'est pas un KPA-Cité[modifier | modifier le wikicode]

Une agence d'intérim
Un outil d'occupation des jeunes