Difference between revisions of "Notes de frais et achats"

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(Déjeuners)
 
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Vous trouverez ici toute la procédure de remboursement des frais de mission et de structure en rapport avec votre activité. Nous y faisons de nombreux rappels d’ordre légal et fiscal, le remboursement des frais étant très encadré par l’administration.
 
Vous trouverez ici toute la procédure de remboursement des frais de mission et de structure en rapport avec votre activité. Nous y faisons de nombreux rappels d’ordre légal et fiscal, le remboursement des frais étant très encadré par l’administration.
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Les notes de frais sont à enregistrer au mois le mois
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Les notes de frais seront clôturées tous les trimestres sauf au dernier trimestre de l'année :
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ex : note de janv, fev  ou mars 2020 -dernier délai 15/04/2020 -Après cette date plus de possibilité de saisir des frais de jan,fev ou mars 2020 avec passage au mois le mois pour le dernier trimestre Octobre pour le 15/11- Novembre pour le 15/12 et Décembre pour le 15/01
  
 
=== Créer sa fiche de remboursement dans Louty ===
 
=== Créer sa fiche de remboursement dans Louty ===

Latest revision as of 09:27, 15 January 2020

Vous trouverez ici toute la procédure de remboursement des frais de mission et de structure en rapport avec votre activité. Nous y faisons de nombreux rappels d’ordre légal et fiscal, le remboursement des frais étant très encadré par l’administration.

Les notes de frais sont à enregistrer au mois le mois

A partir de 2020 :

Les notes de frais seront clôturées tous les trimestres sauf au dernier trimestre de l'année :

ex : note de janv, fev  ou mars 2020 -dernier délai 15/04/2020 -Après cette date plus de possibilité de saisir des frais de jan,fev ou mars 2020 avec passage au mois le mois pour le dernier trimestre Octobre pour le 15/11- Novembre pour le 15/12 et Décembre pour le 15/01

Créer sa fiche de remboursement dans Louty[edit | edit source]

Pour faciliter le travail de Patricia, bien numéroter les frais en lien avec la fiche sur Louty

Voici le fonctionnement concernant le remplissage des notes de frais :

  • l'entrepreneur saisi ses frais dans Louty au fil de l'eau s'il le souhaite (état brouillon). Un guide est visible sur l'usage de l'application notes de frais sur Louty
    • Petite astuce : Quand vous entrez vos notes de frais,une fois le premier enregistrement fait, vous avez un onglet "fichier" pour importer vos pièces justificatives. Pour les pièces numériques, c'est possible de passer par cela.
  • il demande la validation par la fonction "transfert et impression" avant le 5 du mois suivant (état attente de validation),
  • Si impossible de déposer les frais à temps : Envoi d'un courriel à la compta avec justificatifs scannée en pièces jointes. La compta vérifie une première fois et valide la NDF à destination du gérant, (état validé)
  • Pour paiement, l'entrepreneur doit apporter les originaux des justificatifs ou les envoyer par courrier (état confirmation). Ne pas oublier de signer la note de frais. Si les originaux sont tous des documents numériques, possibilité de faire l'envoi par mail.
Le remboursement des frais est effectif, si la trésorerie de l'entrepreneur le permet, avant le 10 de chaque mois au plus tard.
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Une fois la note enregistrée une première fois, un onglet "Fichier" s'affiche pour ajouter vos pièces jointes. Pour les notes de frais numériques, c'est parfait.
Pour être payé du mois précédant, le formulaire de note de frais sur l'application LOUTY doit nous être transmis par mail avant le 6 du mois suivant celui où les frais sont engagés (ex : note de frais d’achats effectués en avril à rendre avant le 6 Mai), accompagné des justificatifs originaux associés. Il est possible de demander des remboursements de frais de mois précédents sauf pour les frais de l'année précédente (à rendre au plus tard le 31 décembre sauf pour les frais du mois de décembre à rendre au plus tard le 5 janvier).

Nous vous demandons de numéroter vos justificatifs de façon chronologique et de reporter ce numéro dans la colonne dédiée à cet effet dans le tableau (voir image à droite

Attention : Quand vous faites établir une facture pour votre activité , merci de bien préciser à votre interlocuteur qu'elle doit être établie au nom de votre activité suivi de OPTEOS et pas à votre nom propre (sinon vous pouvez être considéré comme un auto entrepreneur ou un particulier et les règles de récupérations de TVA ne sont pas les mêmes. Du coup, pour ne prendre aucun risque, si la facture est à votre nom, il n'est pas possible de récupérer la TVA)

Vous ne pouvez déduire de vos achats la TVA qu’à partir du moment où celle-ci figure sur votre justificatif (directement ou si mention du montant HT et du TTC) et qu’elle est correctement calculée.

Tout doit être vérifiable en cas de contrôle par l’administration fiscale et, en cas de litige, il serait de votre responsabilité d’y faire face.

Quand il s'agit d'un fournisseur européen, merci de bien lui communiquer le n° de TVA intracommunautaire de Optéos : FR64524082740 . Je vous rappelle également le siret d'Optéos : 524 082 740 00027

Ceci afin d’être en conformité en cas de contrôles

Questions et réponses[edit | edit source]

  • Est il possible de regrouper l'ensemble de ces frais d'un mois sur une seule note de frais ou il faut faire une note de frais par achat ?
    • Il faut tout regrouper sur une note de frais par mois.
  • Est ce que l'on regroupe achat et frais ensemble ?
    • Achats et frais sont à regrouper ensemble

Le remboursement des frais (de fonctionnement et de mission)[edit | edit source]

Type de frais Modalité de remboursement
Frais de fonctionnement 30% du salaire net (moyenne possible sur plusieurs mois) - Hors CAPE
Frais liés à une mission A justifier selon la mission
Frais d'investissement Définis selon les modalités lors de l'intégration. Vérifier avec l'équipe

Il existe trois catégories de frais :

Frais de fonctionnement/structure (matériel, papier, téléphone, internet, cartouches d’encre...) qui eux ne sont pas affectés à une mission précise mais servent au fonctionnement global de votre activité. Les frais de fonctionnement ne seront remboursés que dans la limite de 30% de votre salaire net (sauf cas particuliers préalablement exposés au membre de l’équipe en charge de votre suivi) et peuvent être lissés au même titre que les salaires.

Frais de missions : Frais attachés à des missions (déplacements, parkings, péages, restaurants...) qu’on peut alors facilement identifier comme étant liés à une prestation précise. Les frais de missions sont à prendre en compte lors de la facturation de la dite mission. En effet, les frais liés à une mission doivent être répercutés sur le tarif auquel vous allez facturer cette mission. Lorsqu’il s’agit de frais de mission, nous vous demandons de noter à côté de la dépense le nom du client concerné, le devis ou la facture correspondante.

Les frais d’investissement (achat d'ordinateur, achat de téléphone, d'équipement important, etc...). Les montants possibles sur les frais d'investissement seront à définir lors de votre intégration.

'Les frais ne seront pris en compte qu’à partir de la signature du contrat de travail .'

Ces trois types de frais se retrouvent dans la note de frais, dès lors que vous souhaitez vous faire rembourser ces frais professionnels via votre trésorerie chez OPTEOS. Bien entendu, les dépenses engagées doivent être en rapport avec votre activité et systématiquement justifiées par des factures ou autres pièces justificatives lorsqu’il ne vous est pas possible d’en obtenir une, attention, un ticket de carte bancaire n’est pas une pièce justificative !

Les différents types de frais[edit | edit source]


Voici un mémo, établi par le cabinet comptable, concernant la récupération de la tva pour les notes de frais.

Déjeuners[edit | edit source]

Attention, les déjeuners autour de votre lieu de travail (à définir, aujourd'hui nous considérons que c'est à Euratechnologies) et autour de chez vous ne peuvent être remboursés en frais. Tous vos frais de repas sont donc soit des repas lors de déplacements ou des frais liés à des réceptions/invitations. Les tickets restaurants introduits en 2020 permettent de résoudre en partie cela.

Attention, la TVA ne peut être déduite de vos déjeuners personnels. Seuls les repas considérés « d’affaires » vous permettent de récupérer la TVA.

Si votre ticket n'affiche pas de TVA, vous ne pourrez pas récupérer la TVA dessus.

Un justificatif de repas professionnel doit afficher clairement le montant de la TVA, et comporter au dos les noms et signatures des clients invités, la dénomination de leur entreprise ainsi que la raison du déjeuner. Les clients invités doivent être décisionnaires ou clairement liés à votre activité. Ce déjeuner doit aussi être distinctement justifié dans vos agendas professionnels (pouvant servir de pièces justificatives auprès du FISC).

Nous vous précisons également que tous les justificatifs des repas doivent mentionner la date et l’heure du repas en plus des autres mentions obligatoires sur une facture. En effet, ne sont remboursés que les déjeuners pris du lundi au vendredi, à hauteur de 1 par jour. Les « repas d’affaires » sont tolérés au déjeuner comme au dîner. Les justificatifs peu clairs ou non-conformes ne pourront permettre le remboursement de vos frais.

Quand vous déjeunez à l’extérieur, pour votre repas, maximum de remboursement autorisé 18.80€ (plafond URSSAF au 01/01/2019), Optéos ne remboursera pas au dessus de ce montant .

Pour les invitations clients pas de limites, sauf celle du raisonnable.

Loyers et fluides[edit | edit source]

Il est possible de payer une partie de loyer utilisé à usage professionnel :

Merci de demander la validation à l'équipe avant de miser sur ces remboursements de frais.

Il vous est demandé de vérifier sur votre bail ou dans l'acte de propriété que la sous location au titre d'une activité commerciale est bien autorisée.

  • Pour les personnes en location, vous déterminer la surface lié à l'activité professionnelle (en m2, attention cette pièce ne doit contenir que des éléments relatif à l'activité ) ,vous appliquez le % sur le loyer (une quittance de loyer est demandée chaque mois).
  • Pour les personnes propriétaires, vous appliquez le % sur la base locative de la taxe d'habitation (à fournir comme justificatif) .
  • Le montant imputé à l'activité devient un revenu immobilier à déclarer aux impôts.
  • Vous prenez une assurance pour utilisation professionnelle de ce local ou de cette pièce (justificatif à joindre)
  • Vous signez la convention de mise a disposition d'un local /bureau. Voici un modèle
  • Si c'est dans un coworking, les factures sont passées en frais.
  • Pour l'aménagement d'un bureau, il n'y a pas de prise en charge des travaux, mais éventuellement du mobilier de bureau.

Basé sur un texte lié au télétravail sur le site de l'urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels/le-teletravail/les-frais-engages-par-le-salarie.html . Il y a un lien sur la page avec les modalités de prise en compte du loyer, des frais d'équipements et de téléphonie notamment

Téléphone et internet[edit | edit source]

Les frais liés à la téléphonie, ainsi qu’à l’abonnement internet, ne seront pris en charge qu’à hauteur de 50% du forfait de base selon le barème URSSAF (hors dépassements de communications) et sans récupération de la TVA, dans la mesure où il est impossible de distinguer l’usage professionnel de l’usage privé. Dans le cas particulier où les abonnements de téléphonie fixe et d’internet sont pris à l’adresse de votre local professionnel, ils seront pris en charge à 100%. Actuellement, il vous est impossible de prendre un abonnement mobile professionnel car seule la CAE peut fournir les éléments justificatifs nécessaires et devrait donc prendre l’abonnement en son nom.

Véhicule[edit | edit source]

Si vous utilisez votre véhicule dans le cadre de votre activité, vous devez fournir:

- copie de la carte grise du véhicule chaque année et au renouvellement du véhicule à votre nom ;

- copie du permis de conduire;

- copie de l’attestation d’assurance d véhicule précisant « assurance pour usage professionnel non-commercial »ou "trajet professionnel occasionnel" à chaque nouvelle échéance.

Si nous n’avons pas ces documents, nous ne pourrons pas vous rembourser vos déplacements et vos frais de déplacements ne seront pas pris en compte.

De même, les kilomètres parcourus avec le véhicule d'un tiers ne sont pas pris en compte et ne peuvent être remboursés.

Par contre si vous faites partie du même foyer fiscal , dans ce cas là, pas de soucis.

N'oubliez pas de bien indiquer le motif du déplacement (rdv avec le client DUPONT, Réunion autour du projet xxx .....) L'URSSAF reste très pointilleuse sur les frais.

Avec votre véhicule personnel, les remboursements se font sous forme d’indemnités kilométriques à partir d’un barème établi par l’URSSAF, mis à jour chaque année dont les variables sont la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Les carburants ne sont pas remboursables directement, il s’agit donc d’une sorte de forfait incluant le carburant mais également l’usure du véhicule suivant la distance parcourue. Par contre, les péages sont à ajouter en plus dans vos notes de frais.

Ce barème est disponible dans LOUTY et réactualisé régulièrement.

Pas de récupération de tva sur les péages, ni sur les parkings

Location de véhicule[edit | edit source]

  • Il est possible de les passer en frais. Par exemple pour une location avec Citiz, il est possible d'inclure les frais de dossier (40€), de caution (150€), et les locations en heures pour les déplacement
    • Pour la caution il faut la mettre en immobilisation dans un compte 275000.
    • Si il s'agit de véhicules particuliers vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur la location ( si il y a seulement 2 places à l'avant , ce sont des véhicules commerciaux)
    • Pour la TVA sur le carburant, il faudra appliquer le % selon si c’est du diesel ou de l’essence.

Déplacements / Transport de personnes[edit | edit source]

Pour les autres modes de transport: train, métro, bus et les tickets de péage, ils sont remboursables à 100% sur présentation des originaux. TVA non déductible.

Pour les abonnements Ilévia (ex Transpole) , vous ne pouvez prendre en compte que 50% de l'abonnement sur votre activité

Pour les factures de taxis, vérifiez et notez le cas échéant, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que le temps de trajet. TVA non déductible.

Autres types d’achats[edit | edit source]

Il est possible de se faire rembourser d’autres types de frais comme l’achat de documentation professionnelle, de la matière première, un abonnement à un logiciel spécialisé, du petit outillage, toujours sous réserve de trésorerie disponible et de cohérence avec votre projet économique. En cas de doute, rapprochez-vous du pôle administratif qui pourra vous conseiller.

-> Questions et réponses diverses autour des frais

Facturations de frais annexes à votre client :

Rappel concernant les frais annexes facturés : Lorsque que vous facturez des frais annexes à votre client sur votre facture de vente,( exemple, vous avez du acheter du matériel, faire de la sous traitance, bref vous avez une facture à l’intitulé de votre activité), ceux ci doivent apparaitre aussi dans votre note de frais (le montant peut être bien sûr différent, si vous facturez un forfait ou un surplus pour compenser la tva ). Ils sont toujours soumis à TVA. Néanmoins, il est plus intéressant, quand c'est possible, de les faire prendre ne charge directement par le client , ce qui lui évite de payer de la TVA dessus et vous de payer de la contribution dessus.

Questions / Réponses[edit | edit source]

- Pour les achats liés à de la nourriture, par exemple des buffets assez importants et réguliers : ne pas passer dans le compte Matières premières (compte 60101000) mais en 607 « achats de marchandises ».

- Très exceptionnellement; si vous n'avez pas de ticket de caisse mais que vous avez seulement un ticket de carte bleu, inscrivez au dos du ticket un descriptif de la note (ex: déjeuner avec client X pour le projet "...") avec votre signature.

- Comment ça se passe pour les justificatifs de frais d'investissements lorsque c'est sur leboncoin ? Réponse : Il faut réaliser une attestation de vente. Voici un modèle. Vous pouvez demander une signature en ligne avec Signrequest.com par exemple

- Une facture mentionne des montants en devise étrangère. Quel taux appliquer?

Dans ce cas, le montant à indiquer sur votre note de frais est celui qui apparaît lors du paiement sur votre relevé de compte.